Aluguel de sala de reunião: quais as vantagens e como escolher?

Quantas empresas você conhece que não contam com uma sede física? Ou mesmo que “funcionam” em uma pequena sala no domicílio do proprietário? E como fazem essas pessoas quando precisam reunir-se com clientes e parceiros? Esse modelo de negócio vem se tornando a cada dia mais comum no mercado e, junto dele, vem também a prática de aluguel de sala de reunião.

Trata-se de uma tendência do mundo moderno, que traz muitos benefícios tanto para as empresas quanto para os clientes e a sociedade como um todo, já que também é um modelo sustentável. Além disso, uma sala devidamente equipada e bem localizada impacta positivamente seus convidados.

Neste post, vamos entender os benefícios de alugar uma sala de reunião e o que avaliar na hora de escolher o melhor ambiente. Confira!

Quais são os benefícios do aluguel de sala de reunião?

Vamos começar com os benefícios de alugar uma sala de reunião. Acompanhe abaixo a lista que preparamos.

Custo-benefício

Você já parou para pensar nos custos de manter uma sede própria? Todos os meses seria necessário pagar aluguel, água, luz, telefone e internet, além dos custos de manutenção do prédio. 

Por melhor localizado que seja o espaço de coworking onde você vai alugar a sala de reunião, os custos certamente serão bem menores. Pense que um aluguel de sala vai acontecer somente pelos dias ou horas necessários para a sua demanda e que os serviços estarão inclusos no valor do aluguel.

Suporte

Além do menor custo, você ainda conta com um suporte que não teria em uma sede própria. Alguns espaços oferecem recepção, telefonista, suporte técnico e outros serviços importantes para o seu negócio. Se houver um problema com a internet, por exemplo, você terá a quem recorrer antes de passar horas ao telefone com a operadora.

Conforto

Optar por uma sede simples para reduzir custos nem sempre é a melhor estratégia. Entenda que o cliente ou parceiro que vai visitá-lo para uma reunião precisa sentir-se acolhido e confortável em seu espaço. O aluguel de uma sala de reunião proporcionará um lugar limpo, confortável e com todos os itens que vocês precisam para se sentir a vontade durante a negociação.

Estrutura de qualidade

Quando você aluga uma sala de reunião, pode escolher algo exatamente nos moldes que precisa. Assim, se você tiver uma reunião com 5 pessoas em um dia, e outra com um único cliente na mesma semana, é possível locar salas diferentes para cada uma. Sempre haverá uma opção com os assentos e equipamentos necessários para a sua demanda.

Localização

Espaços de coworking normalmente são bem localizados. Eles estão próximos a estações de metrô, avenidas e áreas que oferecem boas opções de serviços. Isso representa grandes facilidades para as pessoas que vão se deslocar para as reuniões, além de passar uma imagem profissional que é benéfica para o status da sua empresa.

Privacidade

Realizar reuniões em um ambiente isolado e sem distrações é crucial para a produtividade. Salas de reunião alugadas proporcionam um ambiente controlado onde você pode discutir assuntos confidenciais, realizar treinamentos e apresentações sem interrupções. Além disso, a privacidade oferecida por esses espaços ajuda a evitar vazamentos de informações sensíveis, garantindo a segurança e confidencialidade das discussões​​.

Impressão profissional

Alugar uma sala de reunião bem equipada e localizada pode causar uma excelente impressão em seus clientes e parceiros. Um espaço profissional, organizado e tecnicamente avançado transmite seriedade, competência e comprometimento com a qualidade, fortalecendo a imagem da sua empresa. Isso pode ser um diferencial decisivo em negociações e fechamento de contratos.

Foco e produtividade

Ao utilizar uma sala de reunião alugada, você elimina distrações comuns em ambientes menos formais, como escritórios compartilhados ou cafés. Isso permite um maior foco nos objetivos da reunião, promovendo um ambiente onde as ideias podem fluir livremente e as decisões podem ser tomadas de forma mais eficiente​.

Como escolher a sala de reunião ideal?

O primeiro passo para escolher a sala de reunião ideal é entender as suas necessidades específicas. Considere o número de participantes, o tipo de reunião (presencial ou virtual), e os equipamentos que serão necessários. Por exemplo, se você planeja realizar uma apresentação, uma sala equipada com projetor ou televisão é essencial.

Verifique a localização

A localização é um fator crucial na escolha da sala de reunião. Escolha um local que seja conveniente tanto para você quanto para seus clientes e parceiros. Regiões centrais e bem conectadas são ideais, mas considere também o acesso a estacionamento e outras facilidades.

Avalie a infraestrutura

A infraestrutura da sala de reunião deve atender a todas as suas necessidades. Verifique se o espaço oferece conexão de internet de alta velocidade, equipamentos de videoconferência, mesas e cadeiras confortáveis, e serviços de recepção. A qualidade da infraestrutura pode impactar diretamente a eficácia da sua reunião​.

Considere o ambiente

O ambiente da sala de reunião deve ser profissional e adequado ao tipo de encontro que você planeja realizar. Salas modernas, bem iluminadas e silenciosas são ideais para criar uma atmosfera propícia ao foco e à produtividade. Além disso, alguns espaços oferecem opções de personalização do ambiente, permitindo que você crie um espaço que reflita a identidade da sua empresa​.

Analise o custo-benefício

O custo é sempre uma consideração importante. Compare os preços das salas de reunião disponíveis e avalie o que está incluso no valor. Embora seja tentador optar pela opção mais barata, é importante garantir que o espaço atenda a todas as suas necessidades e ofereça a infraestrutura necessária para uma reunião bem-sucedida​.

Quais são os diferenciais da Synergyco para fazer sua reunião?

A Synergyco oferece um ambiente ideal para reuniões com diversos diferenciais que destacam seus serviços:

• localização privilegiada — situada no coração de Belo Horizonte, facilita o acesso e proporciona uma excelente infraestrutura no entorno;
• salas equipadas com internet de alta velocidade, equipamentos audiovisuais, e mobiliário confortável;
• atendimento telefônico personalizado, suporte administrativo e operacional, catering e serviços de impressão;
• contratos e horários flexíveis, sem burocracia, permitindo adaptações conforme a necessidade.

O aluguel de salas de reunião oferece diversas vantagens, desde a infraestrutura profissional até a flexibilidade e economia. Para escolher a sala ideal, é essencial considerar suas necessidades específicas, a localização, a infraestrutura oferecida, o ambiente e o custo-benefício. Com a escolha certa, você pode garantir que suas reuniões sejam produtivas, eficientes e transmitam uma imagem profissional para seus clientes e parceiros.

A Synergyco é uma das principais soluções no quesito de aluguel de sala de reunião, já que conta com estrutura moderna e completa em ótima localização na Raja Gabaglia em Belo Horizonte.

Quer nos conhecer melhor? Entre em contato conosco e fique por dentro das nossas soluções.