A comunicação, o espaço físico e a clareza são elementos fundamentais em uma reunião comercial. Escolher uma sala que conte com os recursos adequados, por exemplo, fará a diferença nos resultados.
Negociar é algo que faz parte da vida de profissionais de praticamente todas as áreas. Isso acontece porque ninguém trabalha sozinho: nossas tarefas dependem de clientes e parceiros que são, na verdade, as verdadeiras razões do que fazemos. Fazer um agendamento de reunião comercial, por exemplo, demanda atenção e alguns cuidados.
Não vamos negar que de conversas que mais parecem informais podem surgir parcerias incríveis para o seu negócio. Entretanto, em uma reunião comercial, é necessário transmitir certo profissionalismo, que começa antes mesmo do encontro entre os profissionais. Trata-se de uma forma de causar uma boa impressão, respeitar e valorizar quem está do outro lado.
Para ajudar você, listamos abaixo quatro itens que devem ser observados no agendamento de uma reunião comercial. Descubra!
1. O convite
Além de ter boa aparência e clareza, é importante que o convite chegue corretamente ao destinatário. Então, sempre verifique se o e-mail, WhatsApp ou qualquer outro canal de comunicação utilizado esteja correto. Também é importante confirmar o recebimento. Você pode solicitar confirmação de e-mail ou, até mesmo, fazer uma ligação para garantir que o convite foi recebido.
2. O local
Se a sua empresa não tem espaço físico, você pode alugar uma sala para a reunião. Alguns recursos tecnológicos podem ser necessários para o seu trabalho e você precisa contar com eles ao seu dispor. Um computador com uma boa conexão à internet, por exemplo, é fundamental.
Além disso, algumas empresas de aluguel de salas contam com alguns serviços extras, como recepção. Vale lembrar que infraestrutura e localização também são pontos importantes.
3. O assunto
É importante pesquisar com antecedência sobre o cliente. Conhecer o seu trabalho, o seu perfil e entender quais são suas expectativas em relação à sua empresa ajuda você a planejar a pauta da reunião e se preparar para as dúvidas e questionamentos que possam surgir. Assim, ao preparar a reunião, dedique um tempo a conhecer o cliente em questão.
4. O grande dia
Por mais que você tenha se preparado para a reunião, imprevistos e gafes podem fazer com que todo o seu trabalho prévio “vá por água abaixo”. Não deixe que o nervosismo e a ansiedade tomem conta de você, pois esses sentimentos podem levá-lo a cometer alguns erros.
Ao se vestir, pense na imagem que deseja passar, saia de casa com antecedência, trate o cliente sempre com cortesia e empatia, evite entrar em assuntos polêmicos e tome cuidado com comentários e perguntas que, embora sejam aparentemente inofensivos, podem soar como indiscrição.
Como você pôde ver, é necessário começar a se preparar desde o agendamento de reunião comercial. Dedicar-se a conhecer o cliente é um trabalho que fará toda a diferença no sucesso do encontro. Além disso, é preciso considerar que o ambiente físico e a forma como as informações serão apresentadas também influenciam os resultados.
Se você está na fase de procurar um local para a sua reunião, entre em contato conosco para conhecer nossas salas e seus diferenciais.
