Escolher um espaço para evento corporativo requer análise e atenção a alguns detalhes. Se levarmos em conta que esse tipo de ação funciona também como uma forma de divulgar o seu trabalho, a impressão que ele vai causar nos participantes assume uma importância ainda maior. Assim, um local adequado e agradável fará toda a diferença no sucesso do seu evento.
Não estamos falando apenas em acomodar o número necessário de pessoas ou contar com ar-condicionado. É claro que esses fatores são importantes, mas você também precisa observar outras questões. Muitas vezes, pequenos diferenciais são decisivos na sua escolha. Não existe uma fórmula infalível, que funciona para todos. Tudo vai depender de cada evento, individualmente.
Quer saber como fazer a escolha certa? Acompanhe nossas dicas abaixo.
1. Pense na localização
Em um evento, é normal que participem pessoas de diversos locais da cidade. Assim, a localização é importantíssima para facilitar o acesso de todos. Por essa razão, o ideal é dar preferência a espaços localizados próximo a estações de trem ou metrô, pontos de ônibus, estacionamentos, e que também sejam cercados de uma boa estrutura no que diz respeito a centros comerciais. Tal questão também ajuda a atrair o público.
A facilidade no acesso evitará que algumas pessoas deixem de participar devido apenas às dificuldades em chegar ao local. Trata-se de algo muito comum. Além disso, dependendo da duração do evento, os participantes terão local acessível para almoçar, ir ao banco e fazer o que mais necessitarem, sem ter que se deslocar.
2. Avalie os serviços oferecidos
Fazer um evento em espaço de coworking é uma prática que vem se tornando cada vez mais conhecida globalmente. Entretanto, não basta escolher qualquer local. Existem diferenças no rol de serviços oferecidos e é importante levar essa questão em consideração na hora de escolher. Alguns ambientes oferecem recepção, telefonista e, até mesmo, serviços de elaboração de relatórios.
Muitas vezes, são essas pequenas sutilezas que vão ajudar você a ficar mais livre para dar atenção ao seu público. Ter acesso a esses serviços já inclusos no espaço também implica em um custo menor do que contratá-los de terceiros. Assim, quanto mais opções o local oferecer, melhor para você, que poderá manter-se focado.
3. Escolha o tamanho adequado
Qual o modelo do seu evento? É uma reunião? Conferência? Palestra? Aula? Isso fará a diferença na hora de escolher onde ele vai acontecer. Outro fator importante é a quantidade de pessoas. Ainda que sempre exista uma margem de falta, é imprescindível contar com acomodação para o número total de convidados, com margem de segurança, já que pode aparecer algum inscrito após o fechamento do contrato.
Além disso, observe o que mais o espaço oferece. Dependendo da duração do seu evento, será importante realizar um coffee break, e aí você vai precisar de lugar para essa parte também. Lembre-se de pensar em todos os detalhes, todas as fases do evento e, considerando o seu público, escolher a opção que ofereça mais conforto e comodidade.
4. Não negligencie a segurança
Quais os mecanismos de segurança para o local que você deseja alugar? Tem portaria? Equipe de segurança? A entrada de pessoas é bem controlada? Embora todos esses serviços possam representar algum custo, de nada adianta escolher apenas pelo preço e abrir mão de um item tão importante. Você e seus convidados precisam estar protegidos durante todo o evento e isso depende de alguns fatores.
Alguns espaços já aderiram a mecanismos mais tecnológicos de controle de acesso, como catracas e biometria. Quanto mais modernos, mais segurança oferecem. Assim, nunca deixe de perguntar sobre essa questão quando realizar orçamento de espaço para eventos. A violência nos grandes centros urbanos é um grande problema e proteger-se dela é uma necessidade.
5. Considere a acessibilidade
Pode ser que, entre o seu público, existam cadeirantes, deficientes visuais, pessoas com dificuldades de locomoção ou outras limitações. Você precisa pensar nelas na hora de decidir o local. Caso o espaço não fique no térreo ou esteja inserido em algum edifício comercial, observe se há rampas, elevadores e entradas com largura suficiente para receber esse público.
Não contar com tais acessos pode colocar você em situações extremamente constrangedoras e desagradáveis, que ainda impactarão negativamente a imagem da sua empresa. Assim, pense em um evento inclusivo e jamais deixe a acessibilidade de fora na hora de escolher onde realizá-lo.
6. Lembre-se do conforto
O fato de escolher um ambiente que tenha espaço suficiente para acomodar o seu público não garante o conforto durante o evento. Esse é um item à parte, que também precisa ser levado em conta. Assim, não é somente a quantidade de assentos que importa, mas também, a sua qualidade: o material, o tamanho, a distância entre um e outro, dentre outros detalhes.
Considere que, para absorver e se envolver com o conteúdo do seu evento, as pessoas precisam se sentir confortáveis. Se elas estão bem, será mais fácil se concentrar e curtir o que está acontecendo. Não há dinamismo que compense um ambiente desconfortável, do qual todos desejam apenas sair o mais rapidamente possível.
7. Acolha os utilitários
O que você vai usar durante o seu evento? Vai precisar de computador conectado à internet? Necessita de um projetor para expor o material sobre o qual vai dissertar? Esses utilitários são de extrema importância para que o seu evento flua de maneira agradável. É por isso que você precisa tê-los em mente assim que alugar o local.
Caso não tenha parado para pensar nisso, entenda que eles são sempre bem-vindos. Além disso, é importante pedir para testar os equipamentos com antecedência. De nada adianta eles estarem presentes no ambiente se houver algum problema no funcionamento. Descobrir isso na hora do evento pode ser desastroso.
Como se pode ver, um espaço para evento corporativo precisa contar com diversos fatores que facilitam o andamento do encontro e proporcionam conforto ao seu público. É por isso que você precisa traçar uma lista de prioridades e ficar atento a elas na hora de fazer a escolha.
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