Preparar um coffee break para eventos parece algo simples à primeira vista, mas jamais se deve negligenciar um detalhe tão importante. Por mais interessante que seja o assunto, e por maior que seja o dinamismo na hora da sua exposição, eventos de longa duração podem ser afetados pelo cansaço do público, que acaba não dedicando a atenção que poderia.
Um pequeno intervalo para tomar um lanchinho, ir ao banheiro e conversar com outros participantes é uma ótima oportunidade de descanso. Dessa forma, quando retornarem ao evento, todos estarão mais focados. Além disso, o networking pode ser um bônus, já que o coffee break também é uma oportunidade de conhecer pessoas de áreas correlatas à sua.
Se você entende essa importância, mas não sabe por onde começar a organizar um coffee break, acompanhe nossas dicas abaixo.
1. Contrate um buffet
Contratar um serviço especializado permite a você ter mais tranquilidade e ainda diminui a margem de erro. Assim, você não precisa se preocupar com cada detalhe, pode deixar tudo para quem já tem experiência no assunto e saberá, ao certo, o que oferecer de acordo com o horário do evento, o público e até mesmo o tema.
2. Faça uma decoração
O que será servido no coffee break certamente é de suma importância. Entretanto, isso não significa que você poderá juntar algumas mesas plásticas em um canto qualquer e dispor os itens sobre elas. O ideal é preparar uma decoração, que pode ser simples. Providencie um espaço com mesas cobertas por toalhas e utilize recipientes bem apresentáveis para acomodar os itens. Não se esqueça também de copos e guardanapos de papel em quantidade suficiente.
3. Escolha o cardápio ideal
Mesmo contando com um buffet para organização do evento, é você quem escolhe o cardápio. Assim, ainda que lhe apresentem inúmeras opções, você pode pedir dicas do que oferecer de acordo com o evento em questão e fazer uma escolha baseada no perfil do seu público. Lembre-se de que, embora o principal objetivo do momento seja a pausa para descanso, os comes e bebes são um agrado e também têm o seu papel.
4. Calcule as quantidades
Para quantas pessoas é o seu evento? Tenha isso em mente na hora de definir as quantidades de comida. Lembre-se sempre de calcular uma margem à mais, afinal você tem ideia, mas não tem como saber exatamente o quanto cada convidado vai consumir. Normalmente, o break dura apenas alguns minutos. Já imaginou o transtorno de ver a comida acabar antes do seu término? Portanto, calcule com equilíbrio para que não falte e também não haja desperdícios.
5. Acomode os convidados
Tão importante quanto a decoração e a comida é o conforto dos convidados. Portanto, escolha um espaço aconchegante para acomodá-los durante o coffee break. Você pode dispor de apenas alguns assentos. Entretanto, o mais importante é o espaço disponível. Deve haver espaço para que todos se sirvam e sintam-se acolhidos, sem aglomerações, especialmente em tempos de pandemia.
Organizar um coffee break para eventos se torna mais fácil quando você conta com um espaço bem planejado para a sua recepção. Assim, quando o espaço já oferece tudo o que você precisa em termos de acomodação, você terá menos nuances para se preocupar na hora da organização.
Se você está a procura desse espaço, entre em contato conosco e conheça nossas opções.
