As empresas geralmente atuam em seu sistema interno com diferentes projetos, mas muitas vezes não realizam um planejamento para eles. Nesse sentido, é importante realizar uma gestão de projetos empresariais, a qual é relevante para que a organização tenha sucesso no mercado.
Para facilitar o entendimento sobre o tema, esse artigo apresentará os aspectos que podem conter em uma gestão de projetos, as vantagens de realizá-la e como ela pode melhorar a performance da empresa e de seus colaboradores.
Redução de custos
Dentro de um mercado altamente competitivo, a empresa que tem como meta alavancar o sucesso precisa reduzir e monitorar os custos. Por essa razão, dentro de uma gestão de projetos empresariais não pode faltar a ênfase na definição da redução dos custos.
Todos os gastos da organização devem ser orçados e gravados em uma base de dados, para que possam ser consultados quando for preciso. Depois do projeto finalizado, é importante avaliar se os resultados realmente foram satisfatórios com relação à meta de redução de custos, prevenindo erros futuros.
Potencialização da produtividade
Na gestão de projetos também é imprescindível monitorar e reduzir os problemas relacionados com a produtividade do trabalho. O intuito é organizar ideias de como é possível potencializar a produtividade na empresa, para evitar a ameaça do retrabalho e da ociosidade.
As causas mais frequentes do retrabalho estão relacionadas com as informações recebidas de clientes internos e externos, as quais muitas vezes podem estar com dados incompletos ou sem toda a documentação necessária. Para evitar esses problemas, podem ser planejadas novas regras para solicitar as demandas.
Com relação à ociosidade, ela acontece quando o trabalho se expande para ocupar todo o tempo disponível. Nesse caso, primeiramente seria avaliada a produtividade de cada colaborador, averiguando o tempo real de desempenho de suas atividades. Assim é possível verificar o que torna alguns profissionais mais produtivos que outros e identificar as ações que otimizam o processo.
Conhecimento da empresa para uma gestão de projetos empresariais
Para fazer uma gestão de projetos realmente eficaz, é imprescindível que haja o conhecimento de como e em quais ramos a empresa atua. Isso é necessário porque somente conhecendo a organização é possível desenvolver projetos viáveis, de acordo com a realidade socioeconômica e que tenha como resultado um retorno compensatório.
Se o gerenciamento de projetos da empresa não estiver adequado aos seus colaboradores e ao dia a dia do trabalho, toda a gestão pode ficar em risco.
Para conhecer bem a organização, o gestor precisa pesquisar seu funcionamento em todos os setores, como funciona o regime de trabalho, quais as condições da estrutura e compreender como a empresa se relaciona com seus clientes.
Foco no resultado
Quando a empresa resolve desenvolver um projeto é porque precisa encontrar uma solução para um determinado problema. Assim, toda gestão de projetos empresariais necessita focar no resultado, nas transformações positivas que vão ocorrer depois da finalização do projeto.
As etapas do projeto devem ser desenvolvidas com esse foco, e no final de cada uma delas, precisa ser feita uma análise do quanto foi cumprido para chegar à sua finalização.
Por isso é essencial analisar e documentar cada fase, para que no futuro seja possível avaliar o que deu certo ou o que precisa ser melhorado no projeto para chegar ao resultado esperado.
Fazer alocações a partir de competências
Ter uma equipe multidisciplinar e saber como trabalhar com ela é uma das grandes vantagens para atuar em uma gestão de projetos. Nesse sentido, é fundamental enfatizar a necessidade de fazer alocações a partir das competências dos colaboradores.
Para aproveitar o máximo possível das qualidades dos funcionários, é importante usufruir do conhecimento e da qualificação que membros diferentes trariam à equipe de projeto. Por exemplo, se precisa resolver um problema sobre vendas, o ideal seria não colocar na equipe somente profissionais da área comercial, mas também de outras que de alguma forma se relacionam com o sucesso ou não das vendas.
As empresas muitas vezes não percebem, mas trabalhar com gestão de projetos empresariais é abrir a porta do sucesso, pois tudo é planejado para que, no final, os resultados sejam os esperados.
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