Montar um novo escritório, muitas vezes, pode ser considerado a melhor solução para vários problemas da empresa, como espaço, localização e infraestrutura, por exemplo. Infelizmente, a ideia de um novo local de trabalho pode até mesmo trazer alguma ansiedade adicional, principalmente para aqueles que não sabem como preparar salas executivas nem conhecem as práticas mais adequadas na montagem de espaços que sejam ao mesmo tempo agradáveis e funcionais.
Por isso, listamos aqui quatro erros comuns de como montar um escritorio que você precisa evitar para começar do jeito certo. Acompanhe as dicas e fique de olho para não cair nas furadas mais frequentes em projetos desse tipo:
1. Não planejar com antecedência
Um planejamento básico que contemple os principais itens da montagem de um escritório é essencial, como um plano de negócios, principalmente porque ele se baseia em critérios iniciais que irão nortear todo o projeto:
Prazo
Se houver prazo máximo para o escritório estar em pleno funcionamento, ele deverá ser considerado para o cumprimento de todas as etapas necessárias e poderá definir algumas escolhas ao longo do caminho.
Investimento
Qual será o custo necessário para montar esse escritório? Aqui, a tarefa é bastante complexa e envolve uma série de profissionais e fornecedores que podem variar bastante de projeto para projeto. Faça levantamentos bem detalhados de tudo.
Financiamento
De onde virão os recursos para montar esse novo escritório? Defina as melhores possibilidades de financiamento e quais oferecem os melhores custos, se não possuir toda a verba inicialmente.
2. Não pensar na estrutura do escritório
Há uma série de detalhes a se definir em um novo espaço de trabalho para que ele funcione em sua plenitude e não traga novos problemas inesperados para a sua organização:
Mobiliário
Escolha o padrão dos móveis do novo escritório dentro dos seus padrões visuais para garantir a unidade corporativa da sua empresa. Se não houver essa padronização, é melhor começar a pensar a respeito.
Equipamentos
Dimensione e faça a previsão de todos os equipamentos necessários, como computadores, servidores, ar-condicionado e outros, dependendo da sua área de atividade.
Decoração
A decoração deve refletir a identidade da empresa e transmitir profissionalismo.
Custos diversos
Custos com manutenção predial, segurança e limpeza, além de todos os materiais de escritório e de outros ambientes, como áreas de convivência, cozinha e refeitório, banheiros e outros espaços de trabalho.
3. Escolher mal a localização do escritório
O lugar ideal para o seu escritório leva em consideração, principalmente, questões como acesso dos clientes e colaboradores, além do perfil do público-alvo. Locais mais afastados podem realmente soar mal para alguns clientes e, às vezes, é preciso ousar nesse sentido, mas sem comprometer seu orçamento, é claro.
4. Não verificar a disponibilidade de telefonia e conexão de internet de qualidade
Aquele bairro bacana e bonito, com imóvel barato e espaçoso, pode não ser a melhor alternativa se você não conta com boa conexão de internet e a telefonia é problemática. Há lugares onde a variedade de operadoras é bastante limitada ou onde a velocidade de internet disponível é insatisfatória, e os planos mais velozes não podem nem mesmo ser contratados. Fique de olho nisso!
Isso é tudo sobre como montar um escritório?
Cada área de atividade tem inúmeras particularidades, mas os escritórios costumam ter esses pontos em comum. Para montar o seu próprio escritório, é provável que venha a precisar do suporte de outros profissionais, como arquitetos, eletricistas, profissionais de infraestrutura de computadores e decoradores, entre outros.
Escritórios e salas executivas também podem ser montados em espaços de trabalho compartilhados disponíveis para locação, em formatos parecidos com o chamado co-working, com padrões mais adequados a todo tipo de atividade. São ideais se você precisa de flexibilidade e praticidade ou conta com prazos curtos para colocar um negócio em pleno funcionamento.
Certamente, isso não é tudo sobre como montar um escritório ou sala executiva, pois o assunto é bastante meticuloso e merece sua total atenção. Use o campo de comentários para deixar a sua dúvida ou comentário sobre os erros listados acima e participe da conversa. Nos vemos no próximo artigo!
