Entenda as vantagens de um escritório virtual

Entenda as vantagens de um escritório virtual
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Os escritórios virtuais têm muitas vantagens, especialmente para empreendedores e profissionais autônomos, que não precisam estar todos os dias no mesmo endereço. Apesar do que o nome sugere, não estamos falando de um local que só existe no mundo digital, mas sim, de um escritório físico com serviços que auxiliam quem pode trabalhar remotamente.

Existem outras opções no mercado, como executive office e coworking, que são escritórios compartilhados onde é possível incentivar a colaboração e a criatividade, além do networking. No entanto, a grande novidade dos escritórios virtuais é que seus usuários não precisam estar presentes fisicamente, todos os dias.

Ao optar por um escritório virtual, o profissional autônomo ou a pequena empresa têm disponíveis serviços fundamentais, como telefone com transferência de ligações, recepção com endereço físico e fiscal, além de um local para eventuais reuniões.

Neste post, vamos abordar algumas peculiaridades e vantagens dos escritórios virtuais. Se você tem curiosidade e quer saber mais sobre o assunto, continue lendo!

Quais as vantagens do escritório virtual?

Os escritórios virtuais trazem grande vantagens, afinal, essa é uma forma de, finalmente, se profissionalizar! Veja quais!

Tem baixo custo de manutenção

Uma das principais vantagens dos escritórios virtuais é, sem dúvida, seu baixo custo. Ao alugar ou comprar um imóvel, é necessário investir valores altos e, nesse tipo de contrato, sempre há muita burocracia envolvida.

Adotando o sistema de escritório virtual, o empreendedor não precisará pagar aluguel. Basta escolher o plano ideal para suas necessidades e não se preocupar mais com os custos fixos de funcionários (recepção, limpeza e manutenção), contas de luz, água e condomínio.

Ideal para quem precisa de flexibilidade

Se sua linha de trabalho permite desenvolver atividades e projetos à distância, os escritórios virtuais são perfeitos para você. Quando voltar de uma viagem, por exemplo, suas correspondências e encomendas estarão seguras após terem sido recebidas por alguém da recepção.

Isso porque alguém sempre estará disponível para atender no local durante o horário comercial. A flexibilidade no ambiente de trabalho é uma excelente forma de dar autonomia e gerar produtividade para sua equipe.

Se sua empresa valoriza o bem-estar dos funcionários e utiliza a prática do home office, a opção pelo escritório virtual é, com certeza uma excelente solução.

Toda infraestrutura de uma grande empresa à disposição

Ao contrário do que vemos nos escritórios tradicionais, onde o empresário precisa adquirir toda a infraestrutura para o dia-a-dia da empresa, os escritórios virtuais estão capacitados a atender a todas as necessidades do seu negócio.

Alguns exemplos são: salas de reunião para equipe e recebimento de clientes, auditórios, aparelhos eletrônicos para apresentações e conferências, internet e telefone, entre outros.

Praticidade para se estruturar e começar a trabalhar

Os escritórios virtuais são práticos porque estão localizados em pontos estratégicos, fornecem recepção adequada com recepcionista, sistema de vigilância e área para coffee break. A SYNERGYCO Executive Offices oferece, ainda, profissionais de marketing e colaboradores que darão todo suporte nas áreas de design, vendas, mailing, telemarketing, entre outros.

Outra grande vantagem para escolher de vez os escritórios virtuais é a praticidade e o pouco tempo necessário para iniciar a operação. Após a assinatura do contrato, você poderá usufruir de tudo que necessita.

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Como montar um escritório virtual?

Os escritórios virtuais começaram a aparecer com o avanço da tecnologia móvel e com a popularização dos canais de comunicação, cada vez mais rápidos, eficientes e confortáveis. Confira, abaixo, os primeiros passos para iniciar o seu escritório virtual!

Analise os possíveis locais para o escritório

A localização de um escritório virtual é importante para você e para seus clientes, parceiros ou fornecedores, pois mesmo que você use o local remotamente, é preciso considerar que podem acontecer algumas reuniões mensais, as quais precisarão de um bom ambiente.

Por essa razão, em primeiro lugar, é essencial que o local seja acessível, em um ponto estratégico e, de preferência, com estacionamento. Por segundo, para fazer a análise dos possíveis locais, é necessário passar por quatro passos:

  • averiguar as empresas na cidade que oferecem o serviço de escritório virtual;
  • estudar a localização de cada uma;
  • analisar qual escritório é de fácil acessibilidade para você e para os seus clientes ou fornecedores, caso seja necessária alguma reunião;
  • comparar preços.

Assim, você poderá avaliar com precisão quais opções, em geral, atendem melhor às suas necessidades e estão de acordo com a sua realidade financeira.

Pense no que você precisa

Antes de contratar um escritório virtual, pense em todos os pormenores que você precisa para trabalhar. Por isso, analise se haverá um local reservado para guardar correspondências, se a empresa traz uma linha de telefone exclusiva para o seu negócio e, caso necessite, se há à disposição um escritório para receber clientes, parceiros ou fornecedores.

Portanto, liste todos os itens indispensáveis para que o seu trabalho seja realizado da forma mais organizada e segura possível. Depois, compare com as empresas selecionadas a partir dos quatro pontos do item anterior e afunile mais a sua busca pelo escritório virtual certo para a sua empresa.

Saiba mensurar o tempo de trabalho

Quando falamos em escritório virtual, o tempo é estratégico. Por isso, analise o seu trabalho, veja quanto cobrará pela sua produção, pelo seu produto ou pelo seu serviço. Esse estudo fará toda diferença.

Dessa forma, você conseguirá ter um equilíbrio entre o preço do seu trabalho e os investimentos financeiros que você fará no escritório virtual. Assim, sua visibilidade sobre o lucro será bem maior.

Tenha uma boa organização do escritório

A organização de um escritório virtual é fundamental para obter sucesso em sua nova localização. Primeiramente, é muito importante você cuidar de seus documentos e da plataforma que usará para registrá-los e compartilhá-los, se necessário.

Você pode usar o recurso da nuvem, como o Google Drive, para fazer esse serviço. É uma ferramenta gratuita e intuitiva. Além disso, tem ferramentas como Excel, Word, Power Point, entre outras, em um único lugar.

Algumas de suas respostas podem ser automatizadas, principalmente, os e-mails. Assim, você não precisará levar papéis de um lado para o outro. Experimente criar modelos-base para as suas respostas e para os seus documentos que serão compartilhados com outras pessoas.

Outro ponto positivo é que, com esse movimento virtual, seu trabalho se tornará cada vez mais ágil e evitará determinadas burocracias, que certamente demorariam vários dias para concluir.

Notou como o escritório virtual, além de facilitar a sua organização, também pode agilizar muito o seu trabalho e o contato com outras pessoas? Essa é uma forma de tornar o seu empreendimento mais acessível e potencializar o atendimento ao cliente. Por isso, se tempo é dinheiro, o escritório virtual pode ajudar seu negócio a faturar ainda mais!

Se gostou do assunto e tem experiências a compartilhar, deixe um comentário e partilhe conosco e os demais leitores a sua opinião sobre sobre essa e outras opções para investir e ser um empreendedor de sucesso!

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