Começar a própria empresa não é nada fácil. Mesmo quem trabalha sozinho ainda tem que lidar com vários custos iniciais, especialmente se precisa montar o próprio escritório. Porém, hoje em dia, cada vez mais pessoas optam por trabalhar de casa. Não precisam de um escritório inteiro, mas ainda podem se beneficiar com um. Daí surgiu a ideia de ter um escritório virtual.
Os escritórios virtuais têm muitas vantagens, especialmente para empreendedores e profissionais autônomos, que não precisam estar todos os dias no mesmo endereço. Apesar de o que o nome sugere, não estamos falando de um local que só existe no mundo digital, mas sim de um escritório físico com serviços que auxiliam quem pode trabalhar remotamente.
Existem outras opções no mercado, como executive office e coworking, que são escritórios compartilhados onde é possível incentivar a colaboração e a criatividade, além do networking. No entanto, a grande novidade dos escritórios virtuais é que seus usuários não precisam estar presentes fisicamente, todos os dias.
Ao optar por um escritório virtual, o profissional autônomo ou a pequena empresa têm disponíveis serviços fundamentais, como telefone com transferência de ligações, recepção com endereço físico e fiscal, além de um local para eventuais reuniões.
Neste post, vamos abordar algumas peculiaridades e vantagens dos escritórios virtuais. Se você tem curiosidade e quer saber mais sobre o assunto, continue lendo!
Como funciona o escritório virtual?
Como já mencionamos, não se trata de um ambiente de trabalho totalmente online, mas sim de um espaço que pode ser utilizado sob demanda enquanto a equipe atua em Home Office. Na prática, o processo até que é bem simples.
Primeiro, você encontra um imóvel que esteja disponível para ser usado como escritório. Muitas vezes, é um local especialmente projetado para esse uso, já com várias salas de reunião, auditórios para palestras, recursos, limpeza e afins. Você faz um contrato e pode contar com os serviços disponíveis no local.
Assim, sempre que precisar usar um endereço comercial de referência para seu escritório, pode utilizar o endereço do escritório virtual. Isso vale tanto para clientes quanto para fornecedores e possíveis parceiros de negócio. Caso precise fazer um atendimento presencial ou uma reunião importante com a equipe, basta marcar a data e todos podem comparecer presencialmente.
Quais as vantagens do escritório virtual?
Os escritórios virtuais trazem grandes vantagens, afinal, essa é uma forma de, finalmente, se profissionalizar! Veja quais!
Tem baixo custo de manutenção
Uma das principais vantagens dos escritórios virtuais é, sem dúvida, seu baixo custo. Ao alugar ou comprar um imóvel, é necessário investir valores altos e, nesse tipo de contrato, sempre há muita burocracia envolvida.
Adotando o sistema de escritório virtual, o empreendedor não precisará arcar com vários custos regulares, como limpeza, manutenção, recepção, luz, entre outros. Basta escolher o plano ideal para suas necessidades e contratar serviços adicionais, como salas de reunião e palestras, na medida do necessário.
Ter um endereço comercial reconhecido
Quando você pesquisa empresas de qualquer tipo, sempre dá uma olhada no endereço comercial oferecido, não é? E, de fato, é o certo a fazer. Um endereço comercial confiável é sempre um ponto positivo para qualquer negócio. Se o endereço é suspeito, a empresa sempre perde alguma credibilidade.
Esse é um problema e tanto para muitos profissionais autônomos e pequenas empresas que trabalham remotamente. Você tem um negócio, seu serviço é ótimo, mas é difícil atrair clientes sem um endereço comercial.
O escritório virtual é uma forma bem simples de lidar com isso. Todos podem continuar com seus Home Offices, mantendo a produtividade e ainda contar com um endereço oficial para colocar na página da empresa.
Ideal para quem precisa de flexibilidade
Se sua linha de trabalho permite desenvolver atividades e projetos à distância, os escritórios virtuais são perfeitos para você. Quando voltar de uma viagem, por exemplo, suas correspondências e encomendas estarão seguras após terem sido recebidas por alguém da recepção.
Isso porque alguém sempre estará disponível para atender no local durante o horário comercial. A flexibilidade no ambiente de trabalho é uma excelente forma de dar autonomia e gerar produtividade para sua equipe.
Se sua empresa valoriza o bem-estar dos funcionários e utiliza a prática do home office, a opção pelo escritório virtual é, com certeza, uma excelente solução.
Toda infraestrutura de uma grande empresa à disposição
Ao contrário do que vemos nos escritórios tradicionais, onde o empresário precisa adquirir toda a infraestrutura para o dia-a-dia da empresa, os escritórios virtuais estão capacitados a atender a todas as necessidades do seu negócio sem maiores investimentos.
Alguns exemplos são: salas de reunião para equipe e recebimento de clientes, auditórios, aparelhos eletrônicos para apresentações e conferências, internet e telefone, entre outros. Tudo está disponível para você na medida do necessário, podendo ser parte da sua mensalidade ou algo que você contrata quando precisar.
Praticidade para se estruturar e começar a trabalhar
Começar o próprio negócio custa bem caro, especialmente para um profissional autônomo. Porém, melhor do que ficar um longo período economizando ou buscar um empréstimo para comprar um imóvel e montar um escritório, é melhor começar suas atividades o quanto antes, com o mínimo de recursos necessários. Praticidade é mais eficiente do que perfeição.
Os escritórios virtuais são práticos porque estão localizados em pontos estratégicos, fornecem recepção adequada com recepcionista, sistema de vigilância e área para coffee break. A SYNERGYCO Executive Offices oferece, ainda, profissionais de marketing e colaboradores que darão todo suporte nas áreas de design, vendas, mailing, telemarketing, entre outros.
Outra grande vantagem para escolher de vez os escritórios virtuais é a praticidade e o pouco tempo necessário para iniciar a operação. Após a assinatura do contrato, você poderá usufruir de tudo que necessita, atender mais clientes e aumentar a sua credibilidade.
Menos preocupação com o tempo de deslocamento
Se existe uma coisa que assombra todo trabalhador é ter que se deslocar de casa até a empresa. A menos que você more bem perto ou pegue o contra fluxo, vai ter que dedicar algumas horas por dia só para chegar no trabalho e voltar para casa. Algo que mata a motivação de qualquer um.
Mas, se você tem um escritório virtual, isso não é mais uma preocupação. Todo o serviço é feito de casa e a equipe só precisa aparecer no escritório de vez em quando, para uma reunião em particular ou para falar com um cliente importante.
Como montar um escritório virtual?
Os escritórios virtuais começaram a aparecer com o avanço da tecnologia móvel e com a popularização dos canais de comunicação, cada vez mais rápidos, eficientes e confortáveis. Confira, abaixo, os primeiros passos para iniciar o seu escritório virtual!
Analise os possíveis locais para o escritório
A localização de um escritório virtual é importante para você e para seus clientes, parceiros ou fornecedores, pois mesmo que você use o local remotamente, é preciso considerar que podem acontecer algumas reuniões mensais, as quais precisarão de um bom ambiente.
Por essa razão, em primeiro lugar, é essencial que o local seja acessível, em um ponto estratégico e, de preferência, com estacionamento. Em segundo lugar, para fazer a análise dos possíveis locais, é necessário passar por quatro passos:
- averiguar as empresas na cidade que oferecem o serviço de escritório virtual;
- estudar a localização de cada uma;
- analisar qual escritório é de fácil acessibilidade para você e para os seus clientes ou fornecedores, caso seja necessária alguma reunião;
- comparar preços.
Assim, você poderá avaliar com precisão quais opções, em geral, atendem melhor às suas necessidades e estão de acordo com a sua realidade financeira.
Pense no que você precisa
Antes de contratar um escritório virtual, pense em todos os pormenores que você precisa para trabalhar. Por isso, analise se haverá um local reservado para guardar correspondências, se a empresa traz uma linha de telefone exclusiva para o seu negócio e, caso necessite, se há à disposição um escritório para receber clientes, parceiros ou fornecedores.
Portanto, liste todos os itens indispensáveis para que o seu trabalho seja realizado da forma mais organizada e segura possível. Depois, compare com as empresas selecionadas a partir dos quatro pontos do item anterior e afunile mais a sua busca pelo escritório virtual certo para a sua empresa.
Saiba mensurar o tempo de trabalho
Quando falamos em escritório virtual, o tempo é estratégico. Por isso, analise o seu trabalho, veja quanto cobrará pela sua produção, pelo seu produto ou pelo seu serviço. Esse estudo fará toda diferença.
Dessa forma, você conseguirá ter um equilíbrio entre o preço do seu trabalho e os investimentos financeiros que você fará no escritório virtual. Assim, sua visibilidade sobre o lucro será bem maior.
Tenha uma boa organização do escritório
A organização de um escritório virtual é fundamental para obter sucesso em sua nova localização. Primeiramente, é muito importante você cuidar de seus documentos e da plataforma que usará para registrá-los e compartilhá-los, se necessário.
Você pode usar o recurso da nuvem, como o Google Drive, para fazer esse serviço. É uma ferramenta gratuita e intuitiva. Além disso, tem ferramentas como Excel, Word, Power Point, entre outras, em um único lugar.
Algumas de suas respostas podem ser automatizadas, principalmente, os e-mails. Assim, você não precisará levar papéis de um lado para o outro. Experimente criar modelos-base para as suas respostas e para os seus documentos que serão compartilhados com outras pessoas.
Outro ponto positivo é que, com esse movimento virtual, seu trabalho se tornará cada vez mais ágil e evitará determinadas burocracias, que certamente demoraria vários dias para concluir.
Notou como o escritório virtual, além de facilitar a sua organização, também pode agilizar muito o seu trabalho e o contato com outras pessoas? Essa é uma forma de tornar o seu empreendimento mais acessível e potencializar o atendimento ao cliente. Por isso, se tempo é dinheiro, o escritório virtual pode ajudar seu negócio a faturar ainda mais!
A SYNERGYCO conta com vários imóveis preparados para você montar o seu escritório virtual. Temos uma variedade de localidades, além de todos os recursos que você precisa para maximizar seu desempenho.
Quer se informar melhor e encontrar o espaço ideal para realizar o seu trabalho e fortalecer seu networking? Então entre em contato com a SYNERGYCO Executive Offices e conte com os nossos serviços.
