O cuidado com a economia de recursos precisa fazer parte do planejamento de qualquer escritório, especialmente em tempos de crise. Não reduzir gastos no momento certo pode levar seu escritório a ter menos chances de crescimento e oportunidades. Ao contrário do que possa parecer, fazer essa economia não é tão difícil: basta conhecer os seus pontos-chave. Confira a seguir 5 dicas que preparamos para você economizar no escritório e superar dificuldades!
Renegocie com fornecedores
Muitas vezes, os custos com fornecedores são responsáveis por boa parte do orçamento de um escritório. O problema é que nem sempre a qualidade do serviço ou produto oferecido corresponde aos valores cobrados. Prepare-se para avaliar periodicamente o custo-benefício da compra e propôr renegociações.
Caso não haja abertura para descontos, pesquise: outros fornecedores podem estar oferecendo preços mais baratos. Muitas vezes, a redução de apenas alguns percentuais nesses gastos faz uma grande diferença na economia.
Diminua os custos com a conta de luz
Outro custo variável que pode ser responsável por onerar o orçamento é a conta de luz. Por ser usada diariamente, os desperdícios, muitas vezes, passam despercebidos. Convoque sua equipe e reforce a importância em estabelecer práticas conscientes no consumo da energia: limitar o uso do ar condicionado, desligar equipamentos e lâmpadas ao sair da sala e avaliar se é necessário que fiquem acessas durante o dia, são algumas práticas eficientes que devem ser implementadas.
Garantir a correta manutenção dos aparelhos também pode ajudar muito na redução do consumo. Quando se trata da conta de luz, pequenas atitudes trazem grandes economias.
Reduza o consumo de papel
Escritórios que vivem cheios de relatórios de reuniões sabem o quanto pode ser custoso o consumo mensal de papel – e isso sem falar no consumo de tinta das impressoras. Por isso, é muito importante investir na redução desses gastos. Uma prática simples e eficiente é imprimir apenas versões finais dos documentos, fazendo o envio de testes e rascunhos por e-mail.
Caso seja necessária a impressão de rascunhos, outra tática implementada por algumas empresas é a de reutilizar o verso de folhas que seriam descartadas. Além de ajudar o ambiente, isso também ajuda a reduzir os custos com o consumo de papel.
Invista em tecnologia
Para uma real economia nos gastos, pode ser muito benéfico o investimento em tecnologia, especialmente em relação à gestão. Implementar uma gestão em nuvem, por exemplo, faz com que todos os procedimentos passem a ser online, dispensando a necessidade de instalar programas em computadores pessoais e flexibilizando o uso do ambiente de trabalho.
Além de aumentar a produtividade e eficiência, o desenvolvimento em tecnologia na gestão é um grande aliado na contenção de custos de papel e aluguel. A simples digitalização de documentos pode reduzir consideravelmente o consumo de papéis e o espaço necessário para guardá-los, trazendo também mais segurança contra perdas e danificações.
Contrate escritórios executivos
O aluguel é um dos custos fixos mais relevantes para um negócio, especialmente se tratando de PME. Muitos valores de aluguel são, no entanto, abusivos e podem acabar comprometendo o orçamento.
Para economizar no escritório você pode considerar a contratação de escritórios executivos compartilhados – também conhecidos como executive office. Nesses casos, você terá à disposição escritórios de alto padrão para atender às suas necessidades do momento, como no caso de reuniões, sem que tenha que arcar com um aluguel permanente e manutenção de estrutura.
Economizar no escritório é necessário para que haja mais dinheiro para investimento em outras áreas importantes. Para isso, você pode cortar ou diminuir custos fixos e variáveis, indo desde a conta de luz até o uso de escritórios executivos. Assim, seu escritório vai ter um orçamento menos oneroso e mais chances de sucesso.
Você está tomando alguma medida para economizar? Qual é a sua maior dificuldade sobre o assunto? Participe e compartilhe conosco a sua experiência!
