Reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa. Entretanto, muitas vezes, elas podem representar momentos entediantes e pouco produtivos para gestores e colaboradores. Mas quando bem organizado e pensado, esse tipo de encontro faz uma grande diferença. Quer saber como realizar reuniões produtivas e verdadeiramente eficientes? É o que mostraremos para você no post de hoje. Continue a leitura e confira!
Defina os objetivos da reunião
Uma reunião não pode ser simplesmente um encontro para falar sobre a empresa de um modo geral. É preciso ter focos e objetivos específicos, gerando produtividade e permitindo uma boa organização em cada ocasião.
O objetivo é analisar os dados do último semestre e pensar em estratégias para o próximo? Apresentar um novo produto ou serviço oferecido pela empresa? Basicamente, você deve saber qual é o motivo de a reunião acontecer e, a partir dele, organizar os materiais necessários e definir os tópicos a serem apresentados e discutidos.
Estabeleça a duração da reunião
Quando a reunião tem uma duração pré-definida, os colaboradores podem organizar melhor suas tarefas e demandas para aquele dia de trabalho e, assim, não perder tempo de produtividade.
A medida também é interessante para você e/ou para as demais pessoas organizando a reunião. Com um período de tempo específico em mente enquanto a reunião é preparada, há menos riscos de passar do tempo e deixar de mencionar um tópico importante.
Tome notas
Registre tudo o que foi discutido, questionado, esclarecido e combinado na reunião. Dessa forma, você terá algo oficial comprovando o encontro e, além disso, poderá elucidar quaisquer dúvidas futuras ou mal-entendidos.
Evite distrações
Tablets, smartphones, lanchinhos, alguém atrasado entrando a cada cinco minutos… Para reuniões produtivas, é fundamental que o número de distrações ao redor dos participantes seja o menor possível. Solicite que todos desliguem seus telefones, mantendo-os guardados, fora da vista e da mesa de reuniões.
Se a reunião for longa e houver necessidade de um break, sirva lanche e café somente nesse período, avisando quando acontecerá o retorno. Outro ponto importante é deixar clara a importância da pontualidade, pois atrasos são muito distrativos e, ainda, fazem com que o participante em questão demore mais para entrar na dinâmica do encontro.
Invista nas técnicas de Steve Jobs
Fundador da Apple, Steve Jobs marcou história não apenas pelos produtos revolucionários lançados por sua empresa, mas também pelas habilidades geniais como empresário que possuía. Nas reuniões que aconteciam pelo menos duas vezes por semana com os diretores da Apple, Jobs mantinha grupos pequenos, formados apenas por aqueles diretamente responsáveis pelo assunto tratado.
Da mesma forma, para evitar perda de tempo durante os encontros, Jobs utilizava métodos dinâmicos, indo muito além do velho Power Point. Para ele, as apresentações em slides não convidam os colaboradores a pensar e a discutir o que está em pauta.
Então, leve com você as lições do gênio Steve Jobs para reuniões produtivas: evite “firulas” e recursos que não acrescentam nada à reunião, chame somente aqueles funcionários diretamente ligados ao que será debatido, promova a troca de ideias e a reflexão sobre os temas.
Apresente os próximos passos
A reunião terminou e correu tudo otimamente bem, mas… e agora? Uma reunião não deve acontecer apenas para falar do que já foi feito ou para apresentar problemas, mas também para que se encontrem novas estratégias e soluções para a empresa.
Se está tudo bem, como manter esses resultados positivos? Caso contrário, como corrigi-los? O que seus funcionários devem fazer com a nova tecnologia implementada?
Portanto, ao final de cada reunião, amarre as pontas e apresente os próximos passos que deverão ser realizados pelos colaboradores envolvidos. Dessa maneira, no próximo encontro, você terá um ponto inicial para reabrir as discussões, que servirá também para comprovar se houve avanços em relação à primeira reunião e, em caso afirmativo, quais foram eles.
As reuniões são necessárias e muito importantes, mas não devem atrapalhar a produtividade da equipe ou fazê-la perder tempo. Valorize seus funcionários e seu tempo de trabalho, estabelecendo-se como um líder que sabe organizar reuniões produtivas, esclarecedoras, eficientes e interessantes. Pronto para revolucionar suas reuniões? Quer conteúdo de qualidade para aprimorar cada vez mais sua empresa? Não deixe de acessar as redes sociais da SYNERGYCO EXECUTIVE OFFICES!
