Ao iniciar um empreendimento, como uma startup ou um escritório para trabalho de freelancer, estabelecer um ambiente ideal pode demandar muito mais planejamento do que o esperado. Não basta uma sala com escrivaninha e um computador, se o que você espera é um executive office bem estruturado. Então, vamos lhe dar algumas dicas do que é interessante avaliar para que você tenha um escritório organizado e funcional.
As necessidades do profissional
Busque listar tudo o que você precisará em seu executive office. Pense em quantas pessoas trabalharão com você, dessa forma, será mais fácil construir uma noção do espaço necessário para alocar todos os colaboradores, os computadores que você precisará, os telefones e os seus ramais, o tamanho da sala para fazer reuniões, a quantidade e o tamanho de armários, mesas, etc.
Um serviço de internet eficiente
Independente da atividade que você for desempenhar em seu executive office, dispor de acesso à internet é o básico. A facilidade de pesquisar o que for preciso, a possibilidade de acessar um enorme banco de informações público, além de conseguir se comunicar através de ligações e videoconferências faz deste serviço algo indispensável para qualquer escritório.
A contratação de uma secretária
Nem sempre haverá a disponibilidade para atender a todos os clientes que tentarem entrar em contato com você ou algum colaborador da sua empresa. Portanto, ter a disposição alguém que gerencie esses contatos é muito interessante para que todos do escritório possam se manter organizados e focados em suas responsabilidades. E, também, para que seus clientes não se aborreçam com linhas ocupadas ou tentativas repetidas de contato sem sucesso.
Os recursos tecnológicos essenciais
É preciso pensar em todos os aparelhos e equipamentos que seu escritório exigirá para um bom funcionamento. Tudo deve estar incluso no orçamento, de pen drives a PCs. Calcule quantas impressoras devem ser disponibilizadas e o tipo de impressão que elas possibilitarão. Pense também na capacidade que os PCs necessitarão e se é melhor comprar desktops ou notebooks
Para cada item que você for adquirir, pesquise antes sobre a marca e faça sempre uma relação entre o custo e a qualidade. Muitos desses itens devem ser tratados como patrimônios e não é bom que você precise trocá-los ou mesmo consertá-los em pouco tempo por conta de defeitos.
As licenças de software
Muitos dos softwares necessários para o desempenho das atividades em um escritório são pagos. Logo, você deve saber as licenças que precisará comprar, desde um pacote office básico até alguma suite de ERP.
A delimitação de cada espaço
Você precisará de uma sala de reuniões, que seja separada do espaço comum de trabalho. Ela será necessária para reuniões e discussões a serem tratadas em níveis administrativo e/ou estratégico.
Nessa sala, é importante que haja um Datashow, um monitor com entradas VGA e HDMI para que os presentes na reunião possam conectar-se a ele e exibirem suas apresentações ou, ao menos, um quadro branco ou flip chart.
Esses recursos enriquecem qualquer reunião, a tornam mais dinâmica, além de facilitar o entendimento do que está sendo discutido. Também é interessante ter um telefone de conferência, com bom sistema de viva voz para que possam ser realizadas conference calls.
Além disso, se estiver pensando em receber clientes no executive office, o ideal é disponibilizar uma área própria para atendê-los. Assim, você consegue oferecer seus serviços e apresentar uma boa imagem sem expor qualquer problema ou dificuldade que surja por parte dos seus colaboradores.
Tudo tem um custo, mas há sempre uma melhor opção
Talvez, ao colocar tudo o que for preciso para seu executive office na ponta do lápis, você perceba que os custos fogem do seu orçamento. Pensando na redução desses custos, há serviços que disponibilizam espaços bem estruturados através de aluguel. A Synergyco fornece executive offices bem localizados e organizados de acordo com o que você precisa. Além dos baixos custos, a nossa empresa oferece facilidade como formas de pagamento flexíveis.
Dessa maneira, você pode atuar com todo o profissionalismo e credibilidade que sua empresa exige sem se preocupar com altos investimentos. Se você procura por executive offices de alto padrão sem comprometer nada mais do que você planejou de início, procure conhecer os planos oferecidos pela Synergyco. E não deixe de colocar suas opiniões e dúvidas nos comentários.
