Vários são os fatores que determinam a falta de produtividade no trabalho, mas eles ficam ainda mais evidentes quando o contexto é uma reunião empresarial. Seja um encontro entre diretores de departamento, seja entre equipes de trabalho, há sempre alguns erros em reuniões que dificultam a comunicação, a obtenção de resultados concretos e a tomada de decisões mais estratégicas. Mas como identificar esses erros que acabam com a produtividade nas reuniões? Confira nossa lista:
1 – Fazer reuniões sem aviso prévio
Reuniões convocadas de última hora são uma péssima ideia, pois ninguém sabe ao certo o que será tratado. A não ser que o tema seja emergencial, é preciso marcar com certa antecedência, para que as pessoas interessadas possam se programar, planejar sua agenda e se preparar para o tema da reunião.
2 – Não divulgar a pauta da reunião para seus participantes
Por falar em tema da reunião, é imprescindível divulgar também com antecedência a pauta da reunião. Assim, os participantes podem se preparar adequadamente, trazer informações mais atualizadas aos colegas e tornar o encontro mais produtivo.
3 – Deixar de definir a ordem dos temas a serem tratados
Não definir prioridades é um problema, pois as discussões vão e voltam, sem uma ordem certa — muitas decisões menores dependem de decisões maiores. Por isso é tão importante ter uma ordem de pauta.
4 – Começar a reunião com atraso
A cultura do atraso é prejudicial a todos os profissionais envolvidos. Ela faz com que as pessoas percam tempo valioso de trabalho, além de diminuírem o tempo disponível para a própria reunião. Seja pontual e estimule essa cultura em sua empresa!
5 – Não ter hora para terminar
A pontualidade também deve ocorrer quanto ao horário de término da reunião. Não ter hora para acabar é um erro que compromete a agenda de seus profissionais, gera frustração e diminui a produtividade geral durante a reunião.
6 – Deixar de delegar responsabilidades e prazos ao final da reunião
O que ficou definido ao final da reunião? Quem vai fazer o quê? Quais são os prazos para entrega de resultados? É preciso sair da reunião sabendo as respostas para todas essas perguntas. Afinal, de que serve discutir um tema, se não há propostas concretas ao final da discussão?
7 – Permitir a distração por conversas paralelas
Conversas paralelas acabam distraindo os participantes e gerando um clima de descaso em relação a quem estiver falando. Além disso, informações importantes se perdem nesse intermédio. Procure estimular a atenção completa dos participantes durante a reunião.
8 – Achar que uma reunião pode fluir sozinha, sem a ajuda de um líder
Deve haver sempre uma pessoa para conduzir uma reunião. Ela será responsável por controlar a ordem da pauta, fazer inscrições de fala, organizar responsabilidades e prazos, etc. Caso contrário, haverá queda de produtividade dos participantes e da própria reunião!
Com esses erros em mãos, e com nossas dicas sobre como evitá-los, procure organizar reuniões mais produtivas em sua empresa! Aproveite também para curtir nossa página no Facebook e ficar pode dentro de outras informações como esta. Participe!
