Em um mundo corporativo dominado por reuniões improdutivas e demoradas, é necessário otimizar processos para garantir melhor rendimento das equipes e uma relação mais fértil entre líderes e subordinados. Como conquistar uma reunião produtiva no dia a dia da sua empresa? Algumas dicas são essenciais nesse quesito. Continue lendo e aprenda a fazer uma reunião rápida e produtiva:
Avise aos participantes com antecedência
Reuniões jamais devem ser marcadas em cima hora — exceto em casos de emergência. Marque a reunião com antecedência e avise a todos os envolvidos. Isso evita que algum dos participantes marque outro compromisso no mesmo horário e não possa comparecer.
Trace o objetivo da reunião
Primeiramente, trace um objetivo central para a reunião. Esse objetivo deve ser discutido logo no início. Se o assunto se alongar, o principal já terá sido trabalhado e temas de menor interesse poderão ficar para uma reunião futura. É importante que pautas prévias sejam enviadas para todos os participantes para que eles já cheguem à reunião preparados para tirar dúvidas ou fazer qualquer apontamento específico.
Tenha uma sala destinada à reunião
É essencial ter uma sala para reuniões. Se a empresa não tiver um local reservado para isso, o ideal é que um espaço externo seja alugado para que, apropriadamente, possa se criar um clima focado para discutir ideias e debater temas relevantes. Em um ambiente de trânsito frequente de pessoas e ruídos intermitentes, será mais difícil resolver as questões principais e a reunião poderá se alongar excessivamente.
Determine o tempo de duração
Com o local adequado definido, chega a hora de pensar no tempo de duração. Não necessariamente uma reunião longa é sinônimo de eficiência. Muitas vezes, alguns participantes se excedem em suas colocações e outros até mesmo desvirtuam o assunto central a ser debatido. É preciso então estipular um tempo razoável que não comprometa a produtividade dos líderes naquele dia de trabalho.
Especialistas alertam para o turno da manhã como mais propício a esses encontros, pois os funcionários estão descansados e podem contribuir melhor com suas ideias. Lembre-se também de respeitar o horário de início da reunião. Atrasos demonstram falta de comprometimento e estimulam posturas pouco profissionais em situações que pedem correção e destreza.
Partir para a ação
Não permita que a reunião se torne uma mera explicação dos entraves existentes sem que dali saiam soluções viáveis e efetivas. Caso contrário, os participantes podem ter a convicção de que esses encontros não servem a nenhum propósito prático. Levantar sugestões e chegar à reunião preparado, como já dito, contribui enormemente para um ambiente enriquecedor e produtivo.
Faça uma ata final
Por fim, um integrante escolhido previamente deve anotar os pontos principais acertados para que as informações possam ser repassadas ao restante da equipe de forma resumida. Evitar problemas na comunicação interna das empresas é passo fundamental para que de fato se realize uma reunião produtiva.
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