As reuniões são um excelente recurso que os gestores podem utilizar para levantar questões importantes e traçar metas para resolver os problemas. No entanto, se não forem bem gerenciadas, representam um grande problema de produtividade e se tornam ineficientes.
A seguir, listamos 5 dicas que podem ser aplicadas, visando evitar que isso ocorra. Continue com a leitura para saber mais!
1. Faça um planejamento
Antes mesmo de agendar a reunião e convocar os participantes, é necessário planejar diversos aspectos, que ajudarão a orientar o tom da conversa e a manter os esforços direcionados para o motivo que a originou. Dentre alguns pontos que são necessários organizar previamente, estão:
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O tema da reunião;
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Quais são os objetivos;
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Quem são os principais envolvidos;
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Quanto tempo é necessário para tratar os assuntos.
2. Convide apenas as pessoas necessárias
Realizar uma reunião cheia de pessoas não significa que ela é importante, ou que será mais eficiente. Pelo contrário: corre-se o risco de manter pessoas desnecessárias, que ficarão dispersas, provavelmente não farão contribuições e ainda compromete a produtividade — tanto desses colaboradores, que deixam o trabalho por fazer, quanto da reunião.
Sendo assim, ao elaborar o planejamento e definir os principais envolvidos no tema que será tratado, analise quem são as pessoas necessárias e direcione o convite apenas a elas.
3. Determine as funções de cada um
Para que a reunião possa fluir de forma produtiva e direcionada, vale a pena atribuir funções, ou seja, uma pessoa fica responsável pela ata, a outra por controlar o tempo de discussão de cada tópico, outra por gerenciar as distrações e assim por diante.
Com isso, o organizador não fica sobrecarregado e pode ouvir melhor o que todos têm a dizer, participando mais.
4. Atenha-se à pauta e ao tempo para não perder produtividade
Um dos problemas que mais afetam a produtividade de uma reunião é o fato de as pessoas desviarem do tema e usar a oportunidade para fazer críticas ou levantar outras questões que não são relevantes para o objetivo. Logo, é necessário manter o foco no tema que foi planejado e nos objetivos que se espera conseguir posteriormente.
5. Mantenha o foco na resolução de problemas
Reuniões devem sempre ser direcionadas a resolver problemas. Por exemplo: se o objetivo é tratar do índice de reclamações, que está alto, o foco deve estar em identificar as possíveis causas desse problema e quais ações precisam ser tomadas para resolvê-lo — bem como quem são os responsáveis por elas.
Evite apontar outras falhas — a menos que elas estejam diretamente ligadas ao problema central — ou aproveitar a ocasião para falar sobre outras questões que são temas para outras reuniões.
Como se pode ver, é possível conciliar reuniões com produtividade e torná-las totalmente eficazes. O desafio é conseguir manter a atenção no planejamento e fazer com que as pessoas estejam realmente engajadas a resolver os problemas, cumprindo com suas atribuições que foram designadas na reunião.
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