A tecnologia digital não só criou opções de carreira como também mudou a forma como todos os profissionais trabalham. Trocar informações por longas distâncias é um processo muito mais fácil e eficiente, o que abre espaço também para outras possibilidades no dia a dia, como é o caso da reunião virtual.
Essa prática se tornou bem mais comum nos últimos anos, em grande parte devido à pandemia. Porém, muitas pessoas, tanto profissionais quanto clientes, ainda têm dificuldade em planejar e executar essas chamadas virtuais.
Se você está com problemas nessa área, confira aqui algumas dicas para realizar uma reunião virtual de sucesso.
1. Escolha o melhor ambiente
Como toda a reunião ocorre através do computador, é comum que algumas pessoas se esqueçam do ambiente onde ela é realizada. Porém, da mesma forma que seria no telefone, estar no local certo também impacta a qualidade da chamada.
O ideal é escolher um local sem muito barulho, para facilitar a conversa. Se for usar sua câmera, o fundo e a iluminação também devem ser levados em conta. Isso vale tanto para reuniões one-on-one quanto para uma videoconferência.
2. Atenção à qualidade de áudio e imagem
Nada prejudica mais o desempenho de uma reunião virtual do que um áudio cortado. Pode até ser possível realizar todo o processo sem imagem, mas dificilmente você consegue alcançar seu resultado sem poder falar e ouvir claramente. Algo que acelera a fadiga de zoom.
É importante que todos os participantes tenham ao menos uma entrada e saída de som de boa qualidade para poderem se comunicar. E se for usar imagem, a câmera também precisa acompanhar essa qualidade.
3. Teste tudo com antecedência
Uma das cenas mais comuns em chamadas online é ao menos um dos participantes ter algum problema com seu equipamento ou conexão assim que ela começa. Isso atrasa o seu planejamento e pode até atrapalhar outros compromissos.
Para evitar isso, é importante que todos testem seu equipamento antes de começar, já realizando todos os ajustes. Assim, é possível economizar bastante tempo e evitar dores de cabeça.
4. Cuidado com possíveis distrações
A reunião virtual geralmente é realizada com alguns dos participantes falando de casa, algo que também se tornou comum nos últimos anos. E, como você já deve saber, esse é um ambiente repleto de possíveis distrações que podem tirar seu foco da reunião.
Sempre que possível, tente remover alguns desses fatores. Feche abas desnecessárias no navegador, avise as pessoas ao seu redor que você está em reunião e precisa se concentrar. Especialmente durante uma videoconferência.
5. Foque nos pontos mais importantes
Durante o planejamento de uma reunião, é comum definir quais serão os tópicos a serem discutidos. Porém, isso se torna ainda mais importante em uma reunião virtual, onde você precisa de um esforço maior para manter o foco de todos. Considerando sua restrição de tempo, priorize os tópicos mais importantes da reunião e crie uma hierarquia. Assim, se for necessário abandonar algum ponto, você saberá o que fazer.
Com essas dicas, você já pode planejar uma reunião virtual de sucesso bem mais fácil. E, com o tempo e prática, esse processo vai se tornar quase natural. Basta que você conte com a infraestrutura certa.
E você, tem mais alguma dica para facilitar o planejamento de reuniões virtuais? Conte-nos nos comentários.
