As reuniões fazem parte da rotina de qualquer negócio e, especialmente quando acontecem com clientes, são um passo importantíssimo rumo a um relacionamento mais complexo e vantajoso para ambas as partes.
Dessa maneira, entre cuidados com a organização do encontro em si e hábitos comportamentais que devem ser adotados, é preciso fazer tudo o que estiver ao seu alcance para que a reunião de negócios corra da melhor maneira possível.
Impressionar os clientes é fundamental para quem quer desenvolver um encontro bastante produtivo. Afinal, com essa atitude, as pessoas fortalecerão a sua imagem. Desse modo, fica mais fácil realizar mais vendas e estreitar o relacionamento com eles.
Para ajudar você com isso, no post de hoje apresentamos 10 dicas para você implementar nas suas reuniões de negócio de agora em diante. Continue a leitura e confira!
1. Não abra mão do encontro presencial
A tecnologia, sem dúvida, trouxe novas possibilidades que se tornaram partes cotidianas do mundo dos negócios. Compartilhamento de arquivos, armazenamento na nuvem e videoconferências facilitam a vida de todos, mas nada substitui o tradicional encontro presencial.
Portanto, não abra mão de marcar reuniões em pessoa com a frequência mais adequada para você e o cliente. Telefonemas, e-mails e videoconferências são excelentes para demandas do dia a dia ou para emergências, mas a importância do encontro presencial não pode ser subestimada. É assim que você constrói uma relação realmente aprofundada com o cliente, tornando-o parte integrante de sua empresa.
2. Escolha um lugar adequado
Escolher um lugar adequado para a reunião de negócios vai tanto dos elementos mais básicos, como uma sala que comporte a quantidade de pessoas que estarão presentes, até a presença de equipamentos e materiais que possam ser necessários.
Portanto, é fundamental agendar a reunião em um espaço com a infraestrutura adequada para receber seus clientes. Lembre-se de que, por mais que eles sejam “da casa”, você tem uma impressão a causar e uma reputação a manter.
3. Estabeleça uma agenda para a reunião de negócios
O planejamento do que será abordado na reunião é imprescindível para que assuntos importantes não fiquem de fora e para que o encontro não se estenda excessivamente. Dessa maneira, uma agenda registra com clareza tudo o que será discutido, para que ambas as partes tenham uma boa noção de como a reunião de negócios correrá e, assim, possam se organizar melhor.
Isso também torna a reunião mais produtiva, pois você não perderá tempo tentando organizar-se em meio a diversos possíveis tópicos, afinal, o tempo de cada um de nós é precioso e deve ser respeitado.
4. Entregue documentos com a proposta
Discutir verbalmente as propostas não é o suficiente para você ou para o cliente. É preciso formalizar esses projetos, planos e ideias. Isso torna a sua reunião bem mais profissional e efetiva.
Portanto, não abra mão de organizar documentos para entregar ao cliente e, assim, permitir que ele enxergue de forma clara e permanente o que você está sugerindo. Com isso, ele poderá ler e reler a proposta quantas vezes forem necessárias, além de ter acesso a cada item detalhado de forma clara.
5. Pesquise o cliente
Reuniões de negócios envolvem tanto clientes antigos quanto novos ou em potencial. Isso significa que é muito importante pesquisar o cliente que você encontrará e, se for o caso, a empresa que ele representa. Além disso, diversas pesquisas e teses afirmam que é mais barato manter um consumidor do que prospectar novos. Pense nisso!
Dessa maneira, você saberá o que esperar do encontro e, de antemão, perceberá se o cliente realmente está alinhado com sua própria empresa. Dessa maneira, é possível antecipar possíveis obstáculos ou desentendimentos, assim como preparar-se melhor para impressionar.
6. Cuide da própria imagem
No mundo dos negócios, assim como em quase todos os campos profissionais, é fundamental causar uma boa impressão. Isso inclui não apenas estar preparado e apresentar boas propostas, mas também mostrar-se vestido e arrumado de maneira a demonstrar a importância que a reunião tem para você.
Afinal, se você aparecer com um termo desalinhado ou com a barba por fazer, por exemplo, seu cliente terá a impressão de que o resultado da reunião é de pouca importância para você. Consequentemente, por melhor que seja o seu trabalho durante a reunião em si, a primeira impressão já terá causado estragos profundos.
7. Mostre o seu diferencial
Para impressionar alguém, independente da situação, é preciso ter um diferencial que atraia a atenção da pessoa. No mundo corporativo, não é diferente. É preciso mostrar o que a sua apresentação possui de especial e fazer com que ela seja mais atrativa no quesito comercial.
Por exemplo, vamos supor que você seja proprietário de uma pequena empresa. Desse modo, é preciso que na sua reunião sejam mostradas as potencialidades do seu negócio. Ou seja, o que ele possui de diferente na prospecção de clientes, nos seus produtos ou na sua atividade comercial.
Assim, fica mais fácil encontrar uma forma de tornar a sua reunião mais produtiva e com um maior poder de persuasão. Pense nisso!
8. Saiba apresentar o seu trabalho
Na grande maioria das vezes, uma reunião é uma forma encontrada para demonstrar um trabalho ou debater sobre um determinado assunto. Nessa perspectiva, é preciso que haja uma boa apresentação. Afinal, tudo que é bem planejado e organizado tende a receber elogios e cativar ainda mais as pessoas.
Dessa forma, alguns detalhes merecem atenção para que a sua apresentação seja bem apresentada. Utilize um bom retroprojetor, caso for necessário utilizar slides. Além disso, é bom que seja feito um teste antes de iniciar a apresentação. Assim, você evita situações embaraçosas devido a um mau funcionamento do equipamento.
Outro fator importantíssimo para uma boa apresentação é o uso da persuasão a seu favor. Caso queira convencer alguém sobre determinado fato, seja breve, assertivo e educado nas colocações. Tente sempre atender aos anseios e solucionar os problemas dos seus clientes. A persuasão é a chave para uma boa apresentação.
9. Planeje o tempo da reunião
Uma reunião muito demorada ou rápida demais pode inviabilizar toda a sua estratégia. Por isso, planeje o tempo necessário para que todos os assuntos sejam debatidos. Além disso, é importante avisar previamente aos outros participantes qual será a sua duração. Desse modo o cliente poderá se organizar.
10. Faça perguntas no início
A pergunta é o passo fundamental para a existência de um diálogo produtivo. Por isso, no início da reunião, faça algumas perguntas para compreender o que os outros participantes estão pretendendo absorver do encontro.
Após isso, não se esqueça de responder todos os questionamentos da melhor maneira possível!
Por fim, é importantíssimo ressaltar a importância de uma boa estrutura física para a sua reunião de negócios. Ambiente climatizado, boa localização e profissionais empenhados para oferecer um atendimento educado e profissional são fatores que devem estar sempre presentes nos requisitos para a escolha do local de desenvolvimento de projetos e negócios.
E aí, você já realizou uma reunião de negócios? Ela foi produtiva? Então, que tal contar as suas experiências para a gente? Comente no espaço abaixo como foi o encontro!
