O método GTD (Getting Things Done, ou “fazer as coisas”) pode ajudar diversos profissionais a realizar suas atividades diárias em tempo hábil. É ideal para ser aplicado em escritórios e integrado com aplicativos específicos de modo a impulsionar o desempenho das tarefas.
Veja abaixo como o GTD funciona, e 5 aplicativos que ajudarão a implementar esse método em sua empresa!
O funcionamento do GTD
O GTD se divide em 4 etapas:
- Coleta: anotação das ideias, tarefas, compromissos;
- Processamento: aplique as perguntas do fluxograma a cada item coletado (Há uma ação? Dura menos de 2 minutos? E outras questões);
- Execução: 1 tarefa de cada vez (casa, trabalho, compras e outras);
- Revisão: acompanhamento semanal dos próximos compromissos da agenda.
1. Workflowy
Um aplicativo online que ajuda na coleta de ideias através da elaboração de uma lista. É possível a criação de categorias para que tudo seja organizado devidamente, conforme a área de responsabilidade. Dessa forma, você poderá definir prioridades na hora de executar as tarefas.
O Workflowy está disponível online pela web, na forma de aplicativos para sistema iOS e em versão mobile para usuários de outros sistemas.
2. Evernote
Indicado para a fase de processamento. O aplicativo permite que conteúdos diferentes sejam armazenados, como imagens, áudios e vídeos. Usando o conceito de mapa mental, é possível organizar as ideias em cadernos – esses cadernos podem ser os troncos principais enquanto as notas são ramificadas em sub-troncos.
É possível fazer o download da versão gratuita para Android e iPhone ou adquirir a versão paga que oferece recursos adicionais.
3.Todoist
É um dos melhores aplicativos para aumentar a produtividade, ou seja, é recomendado para a fase de execução. Uma plataforma para o gerenciamento das tarefas, de fácil organização e que pode ser usada em qualquer dispositivo. O Todoist possui interface muito simples e intuitiva.
Existe uma versão paga e outra gratuita – ambas podem ser usadas em sistemas operacionais de Android, iPhone e iPad.
4. Outlook
Aplicativo de e-mail desenvolvido pela Microsoft para ser usado em computadores. O Outlook funciona como um provedor de e-mail principal, incluindo o Outlook.com e o Gmail. Com ele, é possível o envio e o recebimento de e-mails, bem como consultar o calendário de contatos.
O Outlook conecta diversas contas de e-mail e trabalha com outras ferramentas do Office (por exemplo, envia e-mails para seu bloco de anotações do OneNote, que serve para coletar informações do sistema GTD). Outra vantagem do Outlook é que ele funciona offline (somente para acesso, não podendo enviar/receber e-mails).
5. Google
O Google é, na verdade, um conjunto de ferramentas úteis:
- Calendário;
- Agenda de compromissos (criação de eventos e possibilidade de enviar convites);
- Gmail;
- Drive (disco virtual com 5 GB de espaço grátis, permite o compartilhamento, o armazenamento de arquivos na nuvem e dispõe de aplicativos para sincronização com Windows, iOS e Android);
- Google Keep (concorrente do Evernote, disponível para Chrome e Android, pode ser acessado de computadores e smartphones e oferece todas as funções para o GDT: bloco de notas para registro das informações; agenda para programação; criação de listas).
O GDT pode ser um grande diferencial para sua empresa
A metodologia GDT pode ser ajustada a diferentes aplicativos (desde um simples bloco de notas até um desenvolvido gerenciador de tarefas). O importante é identificar as melhores ferramentas de acordo com o perfil de sua empresa.
O GDT pode otimizar verdadeiramente o tempo de realização das tarefas, aumentando a produtividade e reduzindo seus custos. E empresas que conseguem reduzir custos sem afetar a qualidade de seu produto certamente aumentam o potencial competitivo.
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