A falta de tempo é uma reclamação bastante comum entre os profissionais. Mesmo com tanta tecnologia e automação, a alegação é que o tempo não é o suficiente para cumprir com todas as obrigações.
A verdade, entretanto, é que muito desse problema está relacionado a erros na gestão de tempo. Mal administrado, o tempo parece ser menor que o necessário para conseguir concluir as tarefas.
Para reverter essa situação, veja a seguir o que é gestão de tempo, qual a sua importância, 7 dicas para melhorar a administração desse importante recurso e quais são os seus benefícios!
O que é gestão de tempo?
Gestão de tempo é a capacidade de executar o seu trabalho aproveitando o máximo possível do tempo disponível por meio de uma boa organização. Assim, será possível que você tenha tempo para o seu trabalho, para o autocuidado e para aproveitar com a família e amigos.
Qual a importância de gerir bem o seu tempo?
Se você sente a necessidade de melhorar a sua produtividade sem deixar que a qualidade caia, a gestão de tempo é de suma importância para atingir esse objetivo. Assim, você conseguirá passar por cima de problemas atuais, como procrastinação, ansiedade ou estresse gerados pelo excesso de demandas. Levando para si mesmo organização, alto desempenho e bem-estar no trabalho.
Se você quer aprender as melhores dicas sobre como melhorar a sua gestão de tempo, veja as dicas que trouxemos!
1. Priorize a execução de tarefas
Você sabe que está fazendo uma boa gestão de tempo quando executa tarefas mais urgentes antes das tarefas menos importantes. Por outro lado, ao dedicar mais tempo e esforço ao que é menos prioritário, a perda de prazos é praticamente inevitável.
Para acertar nesse sentido, comece definindo quais são as suas tarefas para o dia. Após anotar todas elas, verifique quais são as mais importantes e/ou as mais urgentes. Elas devem passar à frente das demais para aproveitar o seu nível máximo de energia.
Tarefas mais simples ficam por último, mas as que puderem ser resolvidas imediatamente — como responder um único e-mail importante — podem ser executadas junto às urgentes.
2. Elimine os desperdícios de tempo
A procrastinação é uma das maiores inimigas do uso otimizado do tempo. Quando você perde mais tempo que deveria respondendo e-mails, checando as redes sociais ou se distraindo com pontos menos importantes, mais trabalho fica acumulado para um período menor.
Para evitar isso, o ideal é eliminar todas as fontes de desperdício de tempo. Tire as notificações do seu celular, bloqueie as redes sociais se preciso e tente manter-se o mais focado possível no trabalho. Quanto menos interrupções você tiver, mais resultados conseguirá.
3. Tenha metas diárias para gestão de tempo
A motivação para cumprir todas as tarefas fica muito maior quando você estabelece algumas metas. Sabendo quanto tempo você leva para realizar determinadas tarefas, por exemplo, pode estabelecer que no período de uma hora deve completar dois itens da sua lista de afazeres.
Essa definição de metas deve ser estendida para todas as horas produtivas do dia, garantindo que você tenha uma orientação sobre o quão efetiva é a sua gestão de tempo.
De quebra, fazer essa definição de metas diárias ajudará você a se sentir satisfeito ao cumprir suas obrigações.
4. Evite a multitarefa
Diferentemente do que muita gente pensa, grande parte do desperdício de tempo está na multitarefa. Quem faz tudo ao mesmo tempo é 40% menos produtivo, demora 50% a mais de tempo para concluir uma tarefa e ainda comete 50% a mais de erros.
Por isso, o ideal é fazer uma tarefa por vez, de acordo com as prioridades. Isso aumenta seu foco e facilita a conclusão subsequente de tarefas. Para otimizar o tempo, deixe previamente organizada a ordem a ser seguida, criando um bom fluxo de trabalho.
5. Estabeleça intervalos e um horário final
Existe um conceito conhecido como lei de Parkinson que diz: “o trabalho se expande pelo tempo que possui para ser concluído”. A aplicação no seu cotidiano é simples: quanto mais tempo você tiver para fazer uma tarefa, mais tempo tende a demorar a concluí-la.
Sendo assim, vale a pena estabelecer intervalos a cada 60 ou 90 minutos de trabalho e também determinar um horário limite.
Com esses parâmetros, você consegue reprogramar seu cérebro de modo a conseguir o máximo de motivação para terminar tudo a tempo.
6. Utilize o método pomodoro
“Pomodoro” é um método criado pelo empreendedor italiano Francesco Cirillo. Essa estratégia apresenta um sistema cíclico focado na produtividade.
A proposta é a seguinte: você trabalha 25 minutos e depois tem 5 minutos de descanso. 1 pomodoro são 25 minutos, 2 pomodoros são 50 minutos e assim por diante. Depois que você atingir 4 pomodoros tem direito a um descanso maior de 15 a 30 minutos, dependendo da demanda do dia.
O propósito é que durante o pomodoro, você não passe por nenhuma distração. E nos momentos de descanso, você não resolva nenhum problema de trabalho.
Você pode aproveitar os seus cinco minutos para fazer um alongamento, se mexer um pouco, verificar as redes sociais ou mesmo descansar os olhos. Tente não usar todo o tempo nas redes sociais, caso contrário, você não terá a sensação de descanso, afinal o que precisa relaxar nesse momento é a sua concentração.
7. Ao final do dia, planeje o dia seguinte
Quando acordamos, somos logo atropelados por inúmeras demandas, algumas que poderiam, inclusive, terem sido executadas no dia anterior. Por isso, tenha uma agenda de planejamentos. A preferência é que ela seja de papel, pois a escrita nos ajuda a organizar nossos afazeres e os nossos pensamentos.
Então, em vez de esperar o próximo dia para ver o que acontecerá, comece a se planejar no dia anterior. Provavelmente, isso aumentará o seu engajamento e deixará você menos ansioso para começar a trabalhar, pois, ao acordar, saberá quais metas cumprir.
Quais os benefícios de melhorar a gestão de tempo?
As tecnologias são muitas em nossa vida e, ao contrário do que os nativos digitais pensam, elas são recentes, por isso, precisamos aprender a lidar com a presença digital, ou seja, precisamos nos reeducar. E uma das melhores formas é colocando em prática a gestão de tempo.
O tempo tem sido precioso para muitas pessoas atualmente, principalmente em relação ao trabalho. O escritor, professor e consultor administrativo Peter Drucker afirmou que “O tempo é o recurso mais escasso e ele é totalmente irrecuperável”, essa é uma verdade, afinal quando perdemos o nosso tempo, perdemos, muitas vezes, a organização do nosso dia ou até do nosso final de semana.
Ao investir em sua gestão de tempo é possível alcançar os seguintes benefícios:
- melhorar o desempenho;
- entregar as demandas no prazo;
- evitar a procrastinação;
- avaliar suas demandas com cautela;
- sentir-se mais seguro tanto para recusar quanto para aceitar novos projetos;
- reduzir o estresse e ansiedade;
- conciliar vida pessoal e profissional para ter momentos de lazer com o sentimento de “dever cumprido”.
A gestão de tempo exige motivação, planejamento e comprometimento. Ao seguir essas dicas, você notará os efeitos na forma de tarefas concluídas com sucesso e com menos desperdício de tempo.
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