Muitos profissionais têm uma impressão negativa sobre reuniões, pois elas podem não ser tão produtivas e tratar de assuntos que não são interessantes para o grupo. Para falar a verdade, essas críticas têm fundamento, afinal, algumas reuniões são mais pautadas no tempo do que no conteúdo.
As reuniões produtivas são muito importantes para tomar boas decisões, permitir que a equipe compartilhe os seus propósitos com a empresa e fazer com que todos saiam com a sensação de aprendizado. No entanto, é preciso encontrar formas melhores de ser produtivo nesses encontros e otimizar o tempo de trabalho.
Foi pensando nisso que trouxemos este artigo. Aqui, você conhecerá quatro boas práticas de como desenvolver reuniões produtivas com clientes e parceiros de negócio. Acompanhe!
1. Elabore uma pauta estruturada para a reunião
A pauta é o item mais importante para a organização de uma reunião. É fundamental que você organize os pontos a serem tratados de acordo com o grau de complexidade deles, por exemplo:
- comece a sua pauta com os pontos positivos e os bons resultados alcançados durante a semana;
- depois, levante os desafios que vocês terão nas próximas semanas;
- enumere as questões que precisam ser discutidas com os colaboradores;
- deixe um momento para as sugestões e a discussão de projetos;
- por fim, agradeça a participação de todos, destaque os pontos positivos da reunião e faça a despedida.
Não é necessário estender o número de tópicos, faça uma pauta objetiva. Se for possível, envie-a por e-mail com antecedência para os participantes. Assim, todos vão preparados e com soluções mais criativas e bem pensadas.
2. Estabeleça um tempo para a reunião
Quando temos um tempo determinado para a reunião, ela é elaborada de forma muito mais precisa. Não promova encontros extensos demais, porque eles são cansativos e trazem uma sensação muito desconfortável a respeito do trabalho para todos os participantes.
Delimite um tempo para a discussão de cada tópico. Busque não ultrapassá-lo. Desse modo, todos têm uma noção de organização e se dedicam o máximo que podem para chegar a uma boa conclusão, aproveitando cada minuto de conversa.
3. Seja o exemplo de pontualidade
A pontualidade é um exercício contínuo, por isso, comece a reunião no horário, dê, no máximo, cinco minutos de tolerância. Caso contrário, o atraso pode se tornar recorrente e todo o seu planejamento em relação ao tempo pode passar por modificações.
Então, você, como organizador, precisa ser o exemplo — chegue na hora marcada e, durante as primeiras reuniões, caso sinta que é necessário, fale sobre a importância e os pontos positivos de cumprir o horário. Assim, todos estarão previamente avisados.
4. Mantenha o foco nos tópicos que foram listados na pauta
Durante a reunião, é comum que apareçam discussões paralelas que não acrescentam informações relevantes para os objetivos da pauta. Se isso ocorrer, tente, de forma educada, encerrar esses assuntos e voltar aos tópicos que foram enviados previamente aos colaboradores.
Você pode afirmar que as observações trazidas são interessantes e que vai analisá-las para os próximos encontros. Assim, não deixa de demonstrar a atenção necessária ao assunto e consegue voltar ao propósito do encontro.
As reuniões produtivas são muito importantes para otimizar o tempo de trabalho, deixar os participantes mais confortáveis, seguir um horário delimitado e manter o foco no que é realmente relevante. Ao promovê-las, você percebe que a produtividade aumenta e, em pouco tempo, os bons resultados aparecem!
Gostou do nosso artigo? Quer saber mais sobre esse assunto? Então, veja como impressionar os seus clientes em uma reunião de negócios!
