Eventos corporativos são necessários para promover a interação e o networking interno dos colaboradores. E para que um evento desse tipo funcione em sua plenitude, a escolha do local ideal é de extrema importância.
Entre os pontos que devemos levar em consideração ao escolher um lugar perfeito para um evento corporativo, estão a sua capacidade, a disposição interna do lugar, sua localização, segurança, entre outros. Tudo precisa funcionar e estar perfeito, afinal, esse é um evento da empresa para os seus maiores parceiros: os colaboradores.
Nós listamos abaixo esses tópicos para auxiliar na sua escolha de um local para eventos corporativos. Acompanhe conosco e veja o que separamos para você!
Saiba quantas pessoas participarão
Com base na quantidade de pessoas que serão convidadas, você consegue determinar se o evento será de pequeno, médio ou grande porte, ficando mais fácil saber se o tamanho do lugar atende ou não a capacidade do evento.
Leve em consideração a disposição do local
Com um evento de grande porte, por exemplo, o local precisa fornecer uma quantidade suficiente de banheiros, bares, mesas e cadeiras para que todos fiquem confortáveis. Além disso, a disposição é fundamental: assim, evitam-se filas e esperas excessivas.
Esse é mais um ponto que impacta diretamente a experiência dos convidados, de modo que o objetivo seja alcançado e que você obtenha os resultados esperados.
Preste atenção às normas de segurança
O local para eventos corporativos é seguro? Tem todos os equipamentos necessários e o alvará do corpo de bombeiros da sua região? Além disso, a vizinhança do lugar é tranquila ou ele fica, por exemplo, em uma rua mal iluminada? Esses pontos devem ser levados em consideração para o bem-estar de todos os participantes.
Escolha corretamente a localização
Nem todos os colaboradores têm veículo próprio, portanto, um evento realizado em um lugar distante e mal servido de transporte público pode significar o não comparecimento de uma parcela considerável do time.
Para a escolha de uma localização adequada, é necessário, antes de mais nada, entender o perfil de seu público. Assim, as chances de você optar por um espaço que vá atender aos seus potenciais clientes são muito maiores.
De nada adianta, por exemplo, você optar por um ambiente que esteja em uma região central se grande parte das pessoas que o seu negócio deseja impactar estão nas adjacências ou região metropolitana. Por isso, faça uma análise prévia antes de realizar o levantamento de fornecedores.
Não se esqueça de checar a previsão do tempo
Em lugares completamente abertos, o que vai acontecer caso chova? Vale a pena escolher um meio termo, ou seja, um lugar que tenha um espaço sem cobertura e um espaço com cobertura para se prevenir das surpresas do tempo.
Caso prefira fazer o evento a céu aberto, cheque a previsão do tempo com antecedência e busque soluções como barracas gigantes, mesas com guarda-sol e afins.
Fique atento: espaços públicos, somente com autorização
Fechar a rua da empresa ou qualquer outra via sem autorização gera uma tremenda dor de cabeça junto aos órgãos públicos. Sem essa autorização, o evento pode ser interrompido no meio e sem direito a continuação.
Atente-se ao objetivo do seu evento
Se o evento corporativo tiver foco na diversão dos seus colaboradores, um clube pode ser a melhor opção. O mesmo não acontece caso o foco seja em workshops e palestras. Leve em consideração o objetivo do evento para que o lugar seja apropriado para tal.
Da mesma forma, é importante ter o entendimento sobre o público no momento de fazer a projeção do local. Na definição do objetivo, também é necessário levantar esse ponto.
Por isso, no início de qualquer evento a ser realizado, conte com um planejamento que vá abordar todos esses pontos, de modo que a sua equipe faça um estudo detalhado das necessidades e prioridades para a elaboração.
Verifique os diferenciais do espaço
Antes de escolher por qualquer tipo de fornecedor, é essencial que entenda quais são os seus diferenciais. Afinal, por meio da qualidade do serviço que é feito ou do produto escolhido é que você vai entender se o investimento, de fato, vale a pena.
Para a escolha de um local para realizar eventos, não é diferente. Há espaços, por exemplo, com a presença, inclusive, de rooftops com uma boa vista da cidade, o que contribui para impactar a experiência das pessoas convidadas. Independentemente de qual seja o objetivo do seu evento, as pessoas sairão de lá com uma ótima impressão sobre o seu negócio.
Atente-se às questões burocráticas
Quando abordamos sobre aluguel de eventos, precisamos levar em consideração que existem questões burocráticas que merecem a atenção de toda a equipe. Elas, inclusive, não podem ser vistas como algo que vai prejudicar o andamento das entregas, muito pelo contrário.
Se o fornecedor buscado faz questão de ter um contrato com todas as responsabilidades de cada um, você vai ter a clareza de que está lidando com uma empresa idônea e de que o seu investimento está resguardado.
Caso contrário, se ocorrer qualquer eventualidade ao longo desse relacionamento, como você poderá provar que o que foi combinado não foi cumprido?
Considere os serviços extras que o espaço oferece
Você também pode considerar os serviços extras que o espaço oferece. Além disso, entender se esses serviços impactarão positivamente os objetivos de seu evento. Assim, você garante que está optando por um fornecedor que realmente vai atender às expectativas e que vai garantir um bom retorno, seja qual for o objetivo traçado inicialmente.
Neste conteúdo você pôde entender um pouco mais sobre algumas das principais dicas para escolher de forma efetiva um local para eventos corporativos. Conforme mencionamos, uma das principais etapas é a de realizar um planejamento bem elaborado. Por meio dele, todas as necessidades de seu projeto serão levantadas e os estudos necessários feitos, de modo que você alcance sucesso com esse momento.
Clareamos as suas ideias para que você escolha um lugar perfeito para o seu próximo evento corporativo? Capriche na escolha do lugar e auxilie os colaboradores a fazerem networking também fora do ambiente da empresa. Entre em contato com a Synergyco e saiba mais sobre como podemos lhe ajudar!
