Aluguel de sala de reunião: quais as vantagens e como escolher?

Aluguel de sala de reunião: quais as vantagens e como escolher?
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Imagine a seguinte situação: você é um palestrante e quer reunir algumas pessoas para participarem de um curso ou workshop que você ministrará. Ou, então, é um profissional liberal e precisa receber clientes para uma reunião, e acha pouco profissional fazer isso em uma cafeteria, onde há pouca confidencialidade e muita conversa paralela.

Nessas e em outras situações, o aluguel de sala de reunião é uma das opções mais interessantes. O funcionamento é simples: você define o tempo que utilizará o espaço e paga apenas por isso. É uma excelente forma de impactar os seus convidados em um local aconchegante e eficiente.

Quer saber quais são as vantagens do aluguel de uma sala de reunião e o que observar ao fazer a locação? Contamos tudo isso nos tópicos a seguir. Confira!

Como funciona a locação de uma sala de reunião?

A locação de sala de reunião é bastante simples! Você entra em contato com a empresa que presta esse serviço e informa a quantidade de pessoas que deverão participar. Assim, poderá ser disponibilizada a opção mais adequada para você.

Muitas coworkings oferecem o serviço de locação de salas de reunião. No entanto, devem ser levados em consideração alguns fatores que vão além do preço. Pense que você não vai sozinho para lá, para realizar um trabalho, mas receberá um grupo de convidados.

Assim sendo, é preciso deixar tudo isso muito bem alinhado com a empresa que você está contratando. Faça isso e garanta uma experiência excelente para os seus convidados.

Quais são as vantagens de ter uma sala de reunião?

aluguel  de sala de reunião em BH

Alugar uma sala de reunião só trará benefícios para você, que trabalha em home office e não tem um local físico adequado para receber os seus clientes. Observe!

Custo-benefício

Para e pense: quanto você gastaria se alugasse uma sala comercial mensalmente? Provavelmente, seria um valor bastante elevado, que comprometeria boa parte da sua renda, não é mesmo? Além disso, você teria que arcar com todas as questões relacionadas à infraestrutura do local.

O custo-benefício, portanto, é evidente quando se opta pelo aluguel de sala de reunião. Afinal, você pagará apenas pelos horários em que utilizará o espaço — não sendo necessário arcar com uma mensalidade fixa. Isso é muito benéfico e demonstra um pouco do que nos espera no futuro do trabalho.

Suporte e serviços

Você pretende fazer uma apresentação em sua reunião, mas a televisão em que pretende projetar os slides não está funcionando. O que fazer nessa situação? Simples, contar com o suporte da empresa que está locando a sala de reunião.

Quem presta esse tipo de serviço está disposto a ajudar e conhece bem os equipamentos que estão no local. Assim, você não terá que enfrentar problemas técnicos que possam comprometer o seu evento.

Além disso, você também poderá contar com o serviço de atendimento de ligações telefônicas, recepção dos convidados, entre outras facilidades.

Satisfação e conforto dos convidados

As salas de reunião disponíveis para aluguel têm móveis de qualidade e muito confortáveis. Isso fará com que os seus convidados se sintam bem no local e apreciem as suas apresentações, que terão alto impacto.

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Isso tudo passará uma imagem positiva para o seu negócio. Afinal, as pessoas que participarem dos eventos ficarão impressionadas com a qualidade do local escolhido para o exercício das suas funções.

Estrutura de qualidade

Quando você opta pelo aluguel de sala de reunião, garante uma estrutura de qualidade para os seus eventos. Como explicamos, os locais são equipados com bons móveis e equipamentos.

Além disso tudo, a limpeza é impecável, o atendimento é cordial e os seus convidados se sentirão muito bem recebidos, por conta da estrutura de excelente qualidade.

Tecnologia

Os recursos tecnológicos mais modernos fazem parte das salas de reunião. Se no seu encontro haverá participantes que estão em outras localidades geográficas, por exemplo, eles poderão participar via videoconferência.

Agora, se você quiser transmitir o seu evento ao vivo em uma plataforma de streaming, como o YouTube, também há essa opção. Tudo, graças aos recursos tecnológicos disponíveis quando você faz o aluguel de uma sala de reunião.

O que deve ser observado ao fazer o aluguel de sala de reunião?

Optar pelo aluguel de sala de reunião é uma boa alternativa. No entanto, é preciso estar atento a alguns pontos, para garantir que você está escolhendo um serviço que realmente é eficiente.

Veja, a seguir, alguns tópicos que devem ser sempre levados em consideração, antes de fechar o serviço.

Boa localização

É imprescindível observar a localização da sala que se pretende alugar. O local precisa ser de fácil acesso, com opções de estacionamento, boa circulação de transporte público nos arredores etc.

O bairro também precisa ser conhecido e a estrutura estar adequada para receber qualquer pessoa que for até o local. Ainda sobre a localização, é interessante que seja segura, tendo uma boa infraestrutura de segurança, como o serviço de portaria.

Mobília funcional

Os móveis não devem ser apenas confortáveis, mas também funcionais. As mesas devem ser espaçosas para que os participantes possam dispor os seus dispositivos móveis ou cadernos e agendas para anotações, por exemplo.

Fazer uma visita ao local com antecedência e verificar essas questões é importante para garantir que a mobília é adequada para receber a quantidade de pessoas que você espera.

Serviços adicionais

Verifique se a empresa de salas de reuniões que você pretende contratar oferece serviços adicionais, como organização de coffee break, por exemplo. Isso é interessante para que você possa oferecer uma experiência ainda mais completa aos seus clientes.

O serviço de recepção também deve estar incluso. Ao chegar na portaria da coworking contratada, por exemplo, os seus convidados deverão ser recebidos por recepcionistas, que os guiarão até a sala onde o encontro será realizado.

O aluguel de sala de reunião é algo muito interessante para pequenas empresas, microempreendedores, profissionais liberais e palestrantes que desejam impactar os seus convidados positivamente.

Gostou deste artigo? Há algum outro ponto ou vantagem sobre as salas de reunião que você gostaria de compartilhar? Então, deixe o seu comentário no espaço abaixo!

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