Quem nunca precisou ir a uma reunião de negócios? Muito comum no mundo corporativo, trata-se de uma forma eficaz de alinhar expectativas e manter equipes e parceiros em harmonia. Normalmente, elas ocorrem dentro das empresas. Porém, com os novos modelos disponíveis hoje em dia, podem acontecer também em outros espaços, como casas de coworking ou mesmo cafés e restaurantes.
Por mais estranho que possa soar, o local em que elas ocorrem faz muita diferença nos resultados. Isso porque o bem-estar dos participantes se torna peça fundamental nos momentos em que há discussão de temas complexos ou que demandam raciocínio e exposição de ideias.
Se você entende as influências do ambiente em uma reunião de negócios, continue lendo. Listamos abaixo algumas dicas para proporcionar reuniões nas quais todos se sintam confortáveis e acolhidos.
Capriche na escolha da mobília
A mesa de reuniões deve deixar espaço para que as partes troquem não só palavras, mas também expressões corporais. Em geral, mesas redondas e de design neutro fazem um bom papel nesse sentido. As cores cleans também transmitem leveza e concentração.
Se você costuma realizar reuniões com muitos participantes, talvez seja o caso de espalhar diversas mesas redondas pela sala, como uma espécie de lounge corporativo. Aliás, trata-se de uma tendência do mundo moderno. Dessa forma, as pessoas podem alocar-se de maneira que o ambiente não fique tumultuado.
Por falar em assentos, eles também precisam ser confortáveis. O ideal é investir em cadeiras que não sejam duras nem macias demais. As primeiras porque podem causar dores na coluna que atrapalham a concentração e as últimas porque podem fazer com que o participante se sinta tão relaxado a ponto de ficar sonolento, o que também prejudica o seu desempenho.
Invista na decoração
A decoração do ambiente também pode impactar diretamente a reunião de negócios. Investir em objetos para enfeitar o ambiente passa uma sensação de aconchego para os participantes da reunião. Mas você também não precisa exagerar na quantidade de itens decorativos.
Ainda é possível escolher objetos que tenham relação com o ramo de atuação da empresa para construir uma imagem de profissionalismo no ambiente em que as reuniões acontecem. É importante que a iluminação, as janelas, os objetos decorativos e todo o resto esteja em harmonia.
Escolha cores relaxantes
As cores das paredes influenciam as sensações dos participantes. O vermelho, por exemplo, transmite a sensação de inquietação. O amarelo estimula a fome. É por essa razão que o uso dessas cores em salas de reunião não traria bons resultados. O ideal é que as paredes sejam pintadas de cores claras que transmitam paz a concentração.
Quanto à iluminação, o ideal é dar vazão à luz natural sem deixar que os raios solares incidam diretamente sobre as pessoas e cause incômodo. Em horários ou dias mais escuros, é importante que as luzes artificiais também proporcionem a iluminação adequada para que as anotações sejam feitas sem dificuldades para enxergar.
Coloque plantas no ambiente
Plantas no ambiente de trabalho melhoram a qualidade do ar, dão um visual mais agradável e estimulam a criatividade das pessoas. Em salas de reunião, onde ideias são debatidas, é inegável que elas influenciam diretamente nas conclusões. Além disso, o cheiro de terra molhada é um excelente relaxante que será exalado a cada vez que as plantas forem regadas.
Elementos ligados à natureza também transmitem uma aura de renovação e relaxamento, que fazem com que a energia do ambiente flua melhor. O resultado são pessoas mais engajadas, abertas a debater novas ideias e focadas no principal objetivo, que é buscar soluções que sejam benéficas a todos.
Cuide da manutenção da sala
Mesas com cantos quebrados ou cadeiras com rasgos no assento certamente quebram a harmonia de qualquer ambiente. É por isso que a manutenção da sua sala de reuniões deve ser preocupação constante. De nada adianta investir em móveis de altíssima qualidade e deixá-los à mercê da depreciação que acontece com o passar do tempo.
O ideal é realizar consertos a cada vez que um item apresentar sinais de desgaste e manter a limpeza sempre em dia. A sala de reuniões deve ser tratada como a sua sala particular: se você não gostaria de trabalhar em um lugar sujo ou com móveis quebrados, também não deve oferecer um lugar com esses problemas para a recepção dos seus parceiros e colaboradores.
Cuide da acústica
Se a sala de reuniões se encontra próxima a corredores, onde sempre passam pessoas conversando, se ela fica ao lado da fábrica ou mesmo diante de uma grande avenida, o isolamento acústico pode ser o ideal. Além de impedir que sons externos penetrem na sala e tirem a concentração dos participantes, ele ainda confere maior privacidade aos participantes, que se sentem à vontade para falar apenas para os presentes.
Quanto mais perguntas e explanações forem feitas, maiores as chances de tomar decisões acertadas. Não precisamos nem dizer que um ambiente sem interferência de sons externos é o ideal para isso. Se preferir, pode até utilizar uma música ambiente que transmita tranquilidade.
Acerte na temperatura
Salas de reunião normalmente são munidas de ar-condicionado, um aparelho que já se tornou indispensável em qualquer empreendimento, principalmente em dias de calor intenso, afinal, ninguém consegue debater ideias enquanto transpira litros dentro de um traje social. Entretanto, ele precisa ser usado com bom senso para não cair no outro extremo.
Uma sala gelada demais pode igualmente comprometer o andamento da reunião, já que o frio excessivo interfere diretamente na concentração e ainda pode provocar crises de rinite nos participantes. A temperatura ideal é aquela que é agradável a todos (ou pelo menos para a maioria). Quanto a isso, o recomendado é chegar a um consenso.
Se preferir, você pode realizar a sua reunião de negócios em ambientes compartilhados, como espaços de coworking, por exemplo. Nesse caso, você já conta com uma estrutura que inclui todos esses itens e adere a uma grande tendência do mundo moderno.
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